Affacturage informatique

C'est une solution de financement de factures spécifique pour les sociétés dans le secteur de l'informatique qui réalisent des ventres ou des prestations. Avec cette technique, il est possible, dès la prise de la commande, d'initier le financement de vos factures.

Elle comprend trois services :

• Le financement de vos factures sans attendre l'échéance.
• La gestion de l'ensemble de votre poste clients.
• L'assurance impayée : la garantie à 100% en cas de non paiement.

Ce secteur est toujours en forte croissance grâce à la transformation numérique et à la digitalisation des services. Le marché des (SMACS Social, Mobile, Analytique, Cloud et Sécurit) représente à lui seul environ 90% du marché des services. Avec plus de 60 milliards d'euros de chiffre d'affaires et 500 000 salariés, les entreprises du secteur de l'IT sont regroupées dans la Fédération Syntec qui rassemble les professionnels du numérique et de l'ingénierie. Il est composé en majorité de TPE et PME. Les métiers les plus demandés sont les data scientists, chefs de projets, experts en sécurité et cybersécurité, architectes SI, spécialiste infrastructure, DevOps, développeurs informatiques ou en logiciels embarqués et IOT ( Internet des objets). Les informaticiens travaillent soit en free-lance ou dans des ESN (anciennement SSII), des agences de communication ou des entreprise de services.

Elle concerne toutes les entreprises informatiques ou ESN ou du secteur IT qui effectuent des ventes de biens (bien d'équipements, logiciels, ordinateurs, serveurs, baies, éléments réseaux, stockage, composants…) ou des prestations de services informatiques (assistance, administration et exploitation, développement, sécurité, etc..) en régie, au forfait ou sous forme d'abonnement.

Elle concerne aussi les distributeurs ou importateurs de matériels informatiques ou électroniques ainsi que les entreprises de maintenance technique ou de réparation de composants d'ordinateur qui interviennent à distance ou sur site.

On retrouve les sous-traitants informatiques suivants :

• Infogérant : réalise l'infogérance de leurs clients avec en engagement de résultat.
• Externalisation : L'objectif est d'externaliser à des SSII (société de services et d'ingénierie informatique) la gestion ou les prestations de l'ensemble ou une partie de votre système d'information pour diminuer les coûts, sécuriser les données et obtenir une infrastructure flexible et évolutive. …
• Dépannage, support et maintenance informatique avec une facturation en début de période (factures émises sur du terme à échoir).
• Société de référencement : naturel ou organique (SEO), optimisation technique du site et de la structure On ou Off Site, payant ou sponsorisé (SEA) Google Ads (anciennement AdWords) ou Analytics.
• Éditeur de logiciel : vente d'applications ou de produits software avec les mises à jour.
• Développement d'application : projets d'applications Web internet ou intranet, soft mobiles iPhone et Android
• Hébergement de site internet : Serveur mutualisé ou dédié, Nom de domaine, messagerie pour des comptes mails, stockage
• Informaticiens en freelance travaillant pour des sous-traitants de SSII
• Location de logiciels en mode installé ou SAAS (Software-as-a-Service), mise à disposition dans l'entreprise avec une facturation en début de période de location.

L'affacturage informatique permet de financer l'ensemble des contrats ayant des factures sur du terme échu (la facture de la prestation est émise une fois qu'elle est terminée) : contrats d'assistance, d'exploitation, de maintenance, mise à jour, sous forme de forfait. Les factures seront financées lorsque la prestation est terminée ou en avance dans le cas où la prestation dépasse plusieurs mois pour financer les phases d'avancement avec des factures intermédiaires.

L'affacturage informatique permet de financer l'ensemble des contrats ayant des factures sur du terme à échoir (la facturation est émise avant que la prestation soit terminée) dans le secteur informatique et des NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) : contrats d'assistance, d'exploitation, de maintenance, mise à jour, sous forme d'abonnement.

Ce dispositif financier déplafonné, adossé aux créances commerciales, est adapté à toutes les structures qui facture en régie ou en forfait : société de conseil, entreprise du numérique, cloud computing, solutions de stockage à distance, éditeur de logiciels, conseil en technologie, télécoms, vendeur de matériel informatique, le big data, intégrateurs, Saas, open source, cyber-sécurité, web agency, intégration d'applications, ERP, CRM dans le Cloud. Plus l'entreprise facture, plus la ligne d'affacturage associé évolue.

Ces solutions sécurisent les paiements et accélérent les flux de trésorerie pour pouvoir réinvestir avant les délais contractuels de paiement des clients pour tout type de régies : forfaitée, forfaitisée, forfait avec obligation de résultat, maintenance terme à échoir, SaaS. L'objectif étant de disposer du cash pour investir rapidement pour répondre à un besoin de croissance de l'activité.

Le financement ne dépend pas uniquement du secteur d'activité de l'entreprise. Le factor vérifie également que la facture correspond à une prestation informatique réelle, terminée, identifiable et acceptée par le client. La qualité des justificatifs est donc déterminante pour obtenir rapidement une avance de trésorerie.

Les créances émises par une ESN, un éditeur de logiciels, une société de conseil, un intégrateur, un prestataire de cybersécurité ou un fournisseur de matériel peuvent être étudiées dès lors qu'elles concernent un client professionnel solvable et qu'elles ne font l'objet d'aucun litige commercial.

Dans le cadre d'une mission en régie, la facturation est généralement calculée en fonction du nombre de jours ou d'heures réalisés par les consultants. Le factor doit pouvoir vérifier que les interventions ont bien été effectuées et validées par le donneur d'ordre.

Les documents les plus souvent demandés sont :

• Le contrat de prestation ou la convention de services signée.
• Le bon de commande précisant le tarif journalier, la durée et le périmètre de la mission.
• Le compte rendu d'activité ou CRA validé par le client.
• La feuille de temps signée ou approuvée électroniquement.
• La facture correspondant exactement aux journées ou aux heures acceptées.

Lorsque la validation des temps est claire et régulière, les factures d'une ESN ou d'un consultant informatique sont généralement plus simples à financer.

Pour un développement réalisé au forfait, le financement intervient lorsque l'étape prévue au contrat est achevée. Le factor cherche à éviter le risque d'une facture contestée en raison d'une fonctionnalité manquante, d'un retard de livraison ou d'une recette non prononcée.

L'entreprise peut notamment transmettre :

• Le cahier des charges et le devis accepté.
• Le contrat de développement ou d'intégration.
• Le calendrier des jalons de facturation.
• Le procès-verbal de livraison ou de recette.
• Un courriel ou un document confirmant l'acceptation de l'étape par le client.

Pour les projets qui s'étendent sur plusieurs mois, il est préférable de prévoir dès le contrat des factures intermédiaires rattachées à des livrables clairement définis. Cette organisation facilite le financement progressif de la mission.

Les factures liées à un logiciel SaaS, à l'hébergement, à l'infogérance, à la maintenance ou au support peuvent également être présentées au factor. Leur acceptation dépend cependant du moment où la créance devient certaine et des conditions de résiliation prévues dans le contrat.

Le financeur analyse notamment :

• La durée de l'abonnement et sa périodicité de facturation.
• Le caractère échu ou à échoir de la prestation.
• Les clauses de résiliation, de remboursement ou d'émission d'avoirs.
• L'activation effective du service et l'accès du client à la solution.
• L'historique de règlement du débiteur lorsqu'il existe déjà.

Une facture annuelle émise au début de la période peut nécessiter une étude plus approfondie qu'une mensualité correspondant à un service déjà fourni.

Le refus ne signifie pas toujours que l'entreprise informatique ou une ESN est financièrement fragile. Il peut résulter d'une difficulté liée à la facture, au contrat ou au client débiteur.

Les principales causes de non-financement sont :

• Une absence de bon de commande ou de contrat signé.
• Un CRA, une feuille de temps ou un livrable non validé.
• Une prestation encore inachevée ou une facture d'acompte portant sur un service futur.
• Un litige sur la qualité du développement, le respect des délais ou le niveau de service.
• Une sous-traitance importante non prévue ou non acceptée par le donneur d'ordre.
• Une créance adressée à un client insuffisamment solvable.
• Une facture déjà ancienne, échue depuis longtemps ou faisant l'objet d'un avoir.

Un dossier complet, cohérent et documenté réduit les délais d'analyse et augmente les possibilités d'acceptation par le factor.

Dans le domaine de la prestation de service informatique ou de l'édition de logiciels, le manque de trésorerie est un des problèmes financiers majeurs. En effet, dans le développement du software, le besoin de liquidité est important pendant la phase de construction du programme ou d'acquisition de nouveaux prospects.

Les entreprises d'édition de logiciel doivent investir beaucoup d'argent pour développer les applications avant de commercialiser leurs produits. On retrouve surtout ce besoin chez les éditeurs de logiciels SaaS qui proposent une vente sous forme d'abonnements mensuels ou annuels avec une tarification basée sur les fonctionnalités ou options souscrits.

Le coût de l'affacturage pour une entreprise informatique dépend du volume confié, de la durée de financement, de la qualité des clients et des services retenus. Une ESN qui cède régulièrement un grand nombre de factures n'obtiendra pas nécessairement la même tarification qu'un éditeur de logiciels qui souhaite financer ponctuellement une créance importante.

Pour comparer correctement les offres, il faut examiner le coût global du contrat et pas uniquement le taux de financement annoncé.

La commission d'affacturage rémunère les prestations de gestion du poste clients de l'ESN. Elle peut inclure l'étude des acheteurs, le suivi des encaissements, les relances, le recouvrement et, selon le contrat, la garantie contre les impayés.

Son niveau varie notamment selon :

• Le chiffre d'affaires confié au factor.
• Le nombre de factures et de clients à gérer.
• La concentration du poste clients sur quelques grands comptes.
• La qualité des justificatifs de prestation.
• Le niveau de couverture demandé contre les impayés.

La commission de financement correspond au coût de l'avance versée avant l'échéance de la facture. Elle est calculée sur le montant effectivement financé et sur la durée comprise entre le versement des fonds et le paiement du client.

Elle dépend principalement :

• Du montant de la facture financée.
• Du délai de règlement accordé au client.
• Du pourcentage d'avance demandé.
• Du taux de référence et de la marge appliquée par le factor.
• De la solvabilité du client débiteur.

Certains contrats prévoient des frais supplémentaires qui peuvent modifier sensiblement le coût final. Avant de signer, l'entreprise doit vérifier la présence éventuelle de :

• Frais de dossier ou de mise en place.
• Abonnement mensuel à la plateforme de gestion.
• Minimum annuel de commissions.
• Frais appliqués par facture ou par remise.
• Frais d'étude ou d'interrogation des clients.
• Retenue de garantie ou fonds de garantie.
• Frais de relance, de contentieux ou de gestion des litiges.

Une ESN émet une facture de 30 000 € TTC pour une mission en régie, payable à 60 jours. Elle souhaite obtenir immédiatement une avance correspondant à 90 % du montant facturé.

Cet exemple est uniquement indicatif. Le coût réel dépend de l'offre, de la durée de financement, de la qualité du débiteur et des services intégrés au contrat.

Une entreprise du numérique ou ESN peut améliorer ses conditions en préparant un dossier fiable et en organisant correctement sa facturation. Plusieurs bonnes pratiques facilitent la négociation :

• Faire valider rapidement les CRA, les feuilles de temps et les procès-verbaux de recette.
• Réduire les litiges et les avoirs en cadrant précisément les prestations.
• Présenter un portefeuille de clients diversifié et solvable.
• Comparer le coût total de plusieurs contrats et pas seulement leur taux affiché.
• Adapter la formule au besoin réel : contrat global, financement ponctuel ou sélection de factures.

Le coût doit également être rapproché des bénéfices obtenus : paiement des consultants, recrutement de nouveaux profils, financement d'un développement logiciel, règlement des sous-traitants et acceptation de contrats plus importants.

Nous vous proposons de vous assister dans la mise en place d'un contrat d'affacturage pour l'informatique et des nouvelles technologies avec des coûts de factoring les plus faibles du marché. Notre cabinet travaille en collaboration avec les principaux Factors sur le territoire national et international.