Toutes les réponses sur les principes de fonctionnement de l'affacturage

Cete rubrique a pour objectif de vous aider pour répondre à vos différentes questions sur l'affacturage avec une multitude de renseignements complémentaires, son fonctionnement et ses avantages.

Comprendre les mécanismes et les rouages de l'affacturage

Les réponses que nous mettons à votre disposition vous permettront de mieux comprendre les mécanismes de l’affacturage et de bien négocier vos prochains contrats. Notre Foire aux Questions peut vous aider à comprendre les options et les astuces à mettre en oeuvre pour réaliser des économies et choisir dans de bonnes conditions votre solution de financement. Qu'est ce que l'affacturage ? Pourquoi utiliser l'affacturage ? Comment ça marche ? A quoi ça sert ? toutes les réponses sont dans cet article !


Qu'est-ce que l'affacturage ?

C'est une technique de financement basé sur la cession des créances clients à un établissement financier, appelé le factor, qui en échange des factures de l'affacturé finance les besoins de trésorerie. Ce système permet de disposer des fonds immédiatement sans attendre l'échéance du paiement de la facture. Cela permet de réduire les délais de paiement et de gagner en efficacité en vous consacrant pleinement au développement du chiffre d’affaires de votre entreprise. Le financement est évolutif et adapté à vos besoins de trésorerie. En supplément, l'affacturage offre une garantie sur les paiements des clients, la gestion et le recouvrement des factures par un service constitué de spécialistes dans la relance des créances.

Pourquoi utiliser l'affacturage ?

Les entreprises accordent très souvent, pour des raisons commerciales, des délais de paiement à leurs clients pour payer leurs factures plus tard (généralement 30, 45 ou 60 jours). Mais pour fonctionner, l'entreprise doit payer ses fournisseurs et ses charges avant d’avoir pu encaisser ses créances : achat de stocks, investissement, paiement des salaires, paiement des frais courants, etc. Ce décalage entre les encaissements et les décaissements entrainent un besoin de trésorerie dans l’entreprise.

C'est pourquoi ce besoin en fonds de roulement est important et peut entraîner des difficultés financières pour la société. Un bon dirigeant doit donc constamment chercher à améliorer son besoin en fonds de roulement et donc tout mettre en oeuvre pour le diminuer.

Pour diminuer ce besoin en fonds de roulement, vous pouvez utiliser plusieurs techniques :

  • améliorer le suivi des créances clients, au moyen d’un système de relance efficace,
  • proposer des escomptes pour les règlements anticipés, afin d’inciter les clients à régler immédiatement pour obtenir une réduction,
  • exiger le paiement d’un ou de plusieurs acomptes avant l’issue de la prestation ou de la vente,
  • prévoir des conditions de vente avec des délais de règlement plus courts pour certains clients,
  • sélectionner vos nouveaux clients de manière plus stricte afin de diminuer les futurs impayés,
  • recourir à l’affacturage pour récupérer immédiatement la trésorerie sur les créances clients.

Par ailleurs, on a tendance à utiliser l'affacturage comme un "super contrat d'assurance-crédit". En effet, le factor garantie les créances entre 90% et 100% tandis que l'assureur crédit laisse à la charge du créancier une partie du risque garantissant seulement entre 85% à 95% du montant des créances.

Mais l'affacturage, en plus d'apporter du financement grâce aux rachats des créances, propose d'autres services : la qualification des risques, la gestion des créances, le suivi et l'information relatifs aux factures et la garantie totale contre les impayés.

Le Factor propose ainsi à l'affacturé d'être à la fois un prestataire de services, un assureur et un banquier. Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles il est avantageux d'utiliser l'affacturage.

Pour résumer, le factoring est outil pour développer les ventes tout en réduisant les coûts et les risques liés aux délais de paiement et aux factures impayées.

C'est donc une solution pérenne de financement court terme qui intègre la prévention des risques, le financement des créances sous 8 ou 24 heures, le suivi et la relance des factures. Avec l'externalisation de la gestion du poste clients, la société transforme ses charges fixes en charges variables et optimiser sa gestion administrative.

Quels sont les différents intervenants ?

Il y a trois intervants : le factor (la société d'affacturage), le client (l'adhérent au contrat), les débiteurs (les clients de l'adhérent).

Le Factor : c'est celui qui assure la prestation de services. Il doit obligatoirement répondre à certaines conditions pour donner un maximum de garanties à ses adhèrents. En premier, il doit obtenir le statut d'établissement de crédit et l'agrément du CECEI (Art. 15 L. 24.1.1984). En second, il doit passer les contrôles de la commission bancaire.

Le client : c'est celui qui bénéficie de la prestation du contrat du factor. Il doit répondre à certain nombre de critères pour être éligible à l'affacturage. Ces critères dépendent des factors :

  • Chiffre d'affaires minimum
  • Taille de l'entreprise
  • Secteur d'activité
  • Nombre de clients et de factures
  • Qualité financière de la clientèle
  • Montant minimu et moyen des factures
  • Solvabilité de l'entreprise
  • Conditions de paiement (comptant, délai de crédit : 30, 45, 60, 90 jours
  • Fonctionement et process de facturation
  • C'est pour cela qu'il nécessaire de passer par un comparateur pour connaître ces critères très rapidement.

    Les débiteurs : C'est le point le plus important. Car le financement dépend principalement de la solvabilité des clients de l'adhèrents. Pour les débiteurs éligibles, la société d'affacturage va se mettre directement en rapport avec eux soit pour son propre compte en cas de subrogation (si la facture est cédé au factor) soit pour le compte de son adhérent (dans le cas où la créance n'est garantie.

Comment fonctionne l'affacturage ?

Cette solution de financement est basée sur les transferts des créances à une société d'affacturage, appelée factor. En échange de ces créances, l'affactureur finance sous 8 ou 24 heures les factures émises sur ces clients.

Les grandes étapes du fonctionnement de l'affacturage :

  1. L'affacturé transmet la liste de ses clients au factor.
  2. Le factor vérifie la solvabilité de chaque client et donne une approbation en fonction de leur notation.
  3. Le client passe la commande.
  4. Livraison de la commande ou réalisation du service.
  5. Facturation du client : édition de la facture.
  6. Remise de la facture au Factor.
  7. Avance du montant 90% du montant TTC, c'est le financement.
  8. Notification du client par le factor.
  9. Gestion des comptes clients : relances des factures, mise en recouvrement et encaissement des paiements des clients à l’échéance).

Les schémas des contrats d’affacturage reposent sur une relation tripartite entre le fournisseur (l'affacturé), son client et le factor (la société d’affacturage). Pour mieux comprendre comment ça marche, nous vous proposons deux schémas détaillés d'affacturage :

Schéma de fonctionnement de l'affacturage classique

Schéma de fonctionnement de l'affacturage classique
  1. Livraison de la marchandise ou réalisation du service
  2. Émission de la facturation au client
  3. Virement sous 8h ou 24h
  4. Paiement de la facture à l'échéance par le client

Schéma détaillé du fonctionnement du factoring

Schéma détaillé de fonctionnement de l'affacturage classique
  1. Commande du produit ou de la prestation
  2. Livraison et facturation au client
  3. Transfert de la créance au Factor
  4. Financement de vos factures sous 8h ou 24h
  5. Recouvrement de la créance
  6. Paiement de la facture

Le Factor peut proposer en supplément un contrat d'assurance crédit (assurance impayés) pour garantir les paiements. Les Factors proposent des contrats d'affacturage avec formules particulières adaptées à chaque société. Ces contrats modulables prennent en compte partiellement ou complètement le poste clients. Les Factors proposent aussi le recouvrement amiable et judiciaire ainsi que le lettrage et l’imputation des règlements perçus des créances. Pour en savoir plus, découvrez les différentes solutions d'affacturage adaptées à chaque situation de l'entreprise.

Que se passe-t-il en cas de factures impayées ?

C'est le factor qui est en charge du recouvrement des factures. S'il ne parvient pas à se faire payer (client insolvable, défaillance d'entreprise,...), nous avons plusieurs cas possible.

  • avec un contrat en full factoring, les pertes du montant de la facture est entièrement prise en charge par le factor.
  • sans full factoring, la facture est définancé. En cas d'échec du service de recouvrement, le factor va réclamer le montant de la facture à l'entreprise qui a contracté le contrat d'affacturage.
  • Si vous avez souscrit une assurance-crédit avec une délégation de bénéfice des indemnités des impayés au profit du factor, celle-ci prend en charge tout ou partie des impayés (en fonction de votre contrat).

L'interêt de l'assurance crédit est de prendre en charge tous les types de cas d'impayés contrairement au full factoring qui ne prend en charge que l'impayé déclaré. Par ailleurs, l'assureur-crédit offre un service de renseignement sur la solvabilité de vos prospects ou de vos clients, vous évitant ainsi d'entamer ou de poursuivre des relations commerciales risquées.

A quoi sert le fonds de garantie ?

Les Factors prélévent en début de contrat d'affacturage un fonds de garantie ou retenue de garantie pour se prémunir des risques de crédit ou opérationnels (avoirs, doubles mobilisations, factures litigieuses, factures émises avant la prestation réalisée ou la livraison non effectuée, impayés, factures non causées, non-respect du contrat, fraude, paiements directs non rétrocédés, ou tout simplement erreur humaine). Le montant de ce fonds est proportionnelle au montant des créances cédées et il est restitué à la fin du contrat.

Pour s'indemniser, le Factor prélève dans le fonds de garantie constitué pour se rembourser. Ce fonds varie entre 5% et 20% suivant les Factors. Il varie en fonction de l'adhérent, lorsque le factor constate des difficultés de gestion (avoirs, litiges ou mauvaises facturations) chez l'affacturé, le pourcentage de fond de garantie peut augmenter jusqu'à 20%, à l'inverse, il peut descendre jusqu'à 5%.

Comment se constitue la retenue de garantie ?

Pour l'alimenter, le factor retient, au fur et à mesure de l'arrivée des premières factures, une somme proportionnelle à l'encours de votre poste clients. Une fois le fonds constitué, la société d'affacturage peut alors financer jusqu'à 100% du montant de vos factures.

Comment fonctionne le fonds de garantie ?

Avec un fonds de garantie de 10%, le factor vous finance 90% du montant total des factures qui lui sont confiées. Dès que vos clients règlent à l'échéance leurs factures à la société d'affacturage, vous recevez les 10% de fonds de garantie supplémentaires.

Ce fonds n'est pas rémuméré par les Factors donc attention à bien négocier ce pourcentage en début de contrat pour éviter d'avoir de mauvaises surprises.

Est-ce que la constitution de ce fonds est obligatoire ?

En principe oui, mais il est possible de négocier avec certaines compagnies pour diminuer son pourcentage de manière significative. Sachez qu'avec le financement de factures, vous n'avez aucun fonds de garantie à constituer.

Quelle est la différence entre le factoring et le crédit bancaire ?

L'affacturage finance les factures sur la base de votre portefeuille clients. Ce mode de financement suit l'évolution de vos ventes (plus de ventes, plus de fonds disponibles). Alors que le crédit bancaire permet de recevoir des fonds mais dans une limite donnée et calculée à partir de l'état financier de l'entreprise.

Par ailleurs, le factoring peut financer une jeune entreprise en pleine croissance et qui n'a pas encore suffisamment de fonds propres pour pouvoir bénéficier d'un crédit bancaire.

Quelle est la différence entre l'affacturage et le rachat de créances ?

Les créances clients regroupent l’ensemble des factures que les clients doivent payer à l’entreprise. Le rachat de créances s'effectue sur des factures anciennes dont la date d'échéance a déjà été dépassé. L'organisme financier effectue alors une procédure de recouvrement sur ces créances pour récupérer les sommes impayées. Alors qu'avec l'affacturage, le financement s'effectue uniquement sur des factures récentes qui viennent d'être réalisés. L’affactureur avance le montant des créances en supportant les pertes potentielles sur les clients insolvables.

Pour diminuer l'impact des factures impayées sur l'entreprise, il est possible d'effectuer en interne des actions préventives (recours à des appels téléphoniques, envoie de lettre de recouvrement, mise en demeure en recommandé) par le chargé de recouvrement de créances.

Quelles sont les différentes formes de factoring ?

Ils existent plusieurs types de contrats d'affacturage suivant vos besoins de financement, la taille de votre entreprise et le secteur d'activité. Vous pouvez sélectionner votre solution par plusieurs critéres.

Généralement pour les TPE il est préférable de choisir un contrat forfaitaire où tout est compris car vous maitrisez vos coûts. Si vous avez un besoin ponctuel, le financement de factures est plus facile à mettre en oeuvre et reste moins contraignant.

Pour les PME et les Grands comptes, vous pouvez souscrire les autres formes d'affacturage : Confidentiel, Inversé, Géré, Non Géré, Import, Export, Balance ou déconsolidant.

Pour mieux comprendre les différents services proposés dans chaque forme de factoring, retouvrez le tableau de comparaison d'affacturage