Toutes les réponses sur l'administration du contrat de factoring

Toutes les informations pratiques et les conseils pour faire fonctionner correctement son contrat d'affacturage.

Comprendre comment bien gérer son contrat

Comprendre son contrat d’affacturage n’est pas toujours une chose évidente et peut même devenir un réel casse-tête pour certaines entreprises. Dans cette rubrique, vous pouvez découvrir les différentes questions les plus courantes sur la gestion d'un contrat dans une entreprise et le vocabulaire liés au monde du factoring.


Quand avoir recours à l'affacturage ?

Vous pouvez avoir recours à l'affacturage à tout moment de la vie d'une entreprise. En phase de création, en croissance, en phase d'investissements, en phase de stabilisation, en phase de fusion ou d'acquisition, reprise d'une entreprise ou en complément d'un financement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la rubrique Pourquoi utiliser l'affacturage ?

Les professions qui utilisent le plus l'affacturage sont : le secteur du BTP, l'industrie, l'interim, l'import, l'export, la sécurité, le négoce, le transport, le médical, le textile, les formations, l'agro-alimentaire.

Comment mettre en place un contrat d'affacturage ?

Dans un premier temps, il est important de vérifier si votre entreprise est éligible à l'affacturage. En effet, l'affacturage ne concerne que les entreprises qui facturent d'autres entreprises (BtoB) avec des délais de crédit. Les factures doivent représentées des prestations terminées ou des livraisons effectuées. Sauf dans certains cas, comme dans le secteur du BTP, où les situations de travaux peuvent être financées.

Ensuite, vous devez déterminer les clients, le nombre et le montant des factures que vous souhaitez financer.

Puis, vous devez rassembler les pièces suivantes :

  • La photocopie de la carte d'identité des dirigeants
  • Copie du RIB de l'entreprise
  • Votre Kbis de moins de 3 mois
  • Dernier bilan disponible ou le prévisionnel (plus simple à faire qu'un business plan) pour les sociétés récentes ou en création
  • La liste de vos clients les plus importants que vous souhaitez financer avec les informations suivantes : Numéro SIREN, nom commercial et le montant de l’encours
  • Les documents de facturation : Un exemple de facture accompagnée du contrat signé par les parties, bon de commande ou devis signé tamponné, bon de commande, bon de livraison ou bon d’enlèvement du transporteur tamponné et signé, tous les justificatifs de prestation, PV de réception.
Exemple de Bilan
Exemple de bilan
Exemple de Compte de résultat
Exemple de Compte de résultat

Le compte de résultat effectue la différence entre les produits et les charges. Il permet de mettre en évidence les bénéfices ou à les pertes de l’entreprise. Il donne ainsi une idée de la croissance de l'entreprise avec l'évolution du chiffre d’affaires et de sa rentabilité. Le compte de résultat doit présenter : les produits (chiffre d'affaires, éléments financiers et exceptionnels) et les charges (exploitation, personnel, salaires, charges sociales, loyers, assurances, impôts, taxes, intérêts payés, agios).
Le compte de résultat est l’état comptable qui permet d’analyser le résultat des opérations de l’exercice écoulé.

Le bilan constate les stocks où figurent les biens, les dépenses et les dettes de l’entreprise. Le passif et l’actif du bilan doivent toujours être équilibrés : le total du passif doit être égal à celui de l’actif. Le passif du bilan doit comprendre les éléments suivants : les capitaux propres, le capital social, les réserves, le résultat, les dettes à long terme, les dettes d’exploitation, les dettes fiscales et sociales.
L'actif du bilan doit comprendre les éléments suivants : les immobilisation incorporelles, corporelles, financières et les circulants (stocks,clients). Le bilan fait apparaître le résultat de l’exercice de l’entreprise au passif mais il ne permet pas de détailler l’ensemble des opérations qui ont contribué à sa formation.

Pour les sociétés en création, il est nécessaire de fournir un bilan prévisionnel ou un tableau prévisionnel. Le bilan prévisionnel est un document financier qui présente les résultats attendus de la future activité.

Ensuite vous devez sélectionner le Factor pour obtenir une offre. Pour cela, vous pouvez utiliser notre comparateur des sociétés d'affacturage. Vous devez comparer les spécificités métiers du factor (Par exemple : situation de travaux, facturation sur la maintenance, négoce), les délais de financement (immédiat, moins de 8 heures, 24 ou 48 heures) et les conditions tarifaires à savoir : commission de service, le taux du financement et les frais annexes.

Peut-on suspendre son contrat ?

Il est effectivement possible d'arrêter temporairement son contrat d'affacturage pour une certaine période. Cette possibilité peut être négocié avec le factor en cas de diminution de chiffre d'affaires très important ne permettant plus d'avoir des créances suffisantes. Cette interruption ne peut dépasser qu'une durée de plusieurs mois. Pour une durée plus longue, il est nécessaire de résilier le contrat pour une offre plus adaptée.

Pour éviter cette contrainte, il est intéressant de souscrire un contrat d'affacturage forfaitaire modulable qui s'adapte à votre activité en fonction du nombre de factures par mois.

Est-il possible de faire intervenir plusieurs sociétés d'affacturage dans une entreprise ?

Théoriquement, il n'est pas possible d'avoir plusieurs factors pour votre entreprise. Dans la majorité des contrats d'affacturage, le factor demande que l’affacturé céde l'intégralité de ses factures clients. Cela implique qu'il n’est pas possible de faire appel à plusieurs factors différents, sauf dans certains cas bien précis. Dans tous les cas, il faut que le Factor accepte et que cela soit prévu explicitement dans le contrat. Par ailleurs, le périmètre de chaque Factor doit être distinct et bien déterminé.

Liste des cas possibles d’affacturage avec plusieurs factors :

Contrat pour la France et l’export : dans le cas d’un contrat d’affacturage export avec des clients situés en France et l’international, il est possible de scinder le contrat en deux avec plusieurs sociétés d'affacturage. Un factor pour la France et un autre pour l’export.

La syndication : si les volumes de chiffre d’affaires à financer pour l’entreprise est important ou si le risque est élevé, il est possible dans le cadre d’une syndication de souscrire plusieurs contrats auprès de plusieurs compagnies. Cela permet de répartir le volume de facturation sur chaque factor et ainsi diluer le risque financiers.

Type de marché ou type de créances : Plusieurs factors peuvent intervenir si le perimètre d'intervention est différent. Exemple, un factor sur le marché public et un autre sur le marché public.

Grand compte : pour les entreprises de grande taille, on peut souscrire avec des factors différents pour chaque filiale.

Le définancement dans le contrat d'affacturage

Dans un contrat d’affacturage, le factor finance les factures dès qu'elles sont émises et transmises par l'affacturé. A l’échéance, la société d'affacturage demande le remboursement de la facture au client. Ci-celui ne paye pas, il commencera une procédure de recouvrement pour récupérer l'argent si la créance est garantie. Dans le cas contraire, le factor va définancer les factures qui ne sont pas payées à l’échéance. La date du définancement est fixé dans le contrat d'affacturage. Généralement, il est définit entre 10 et 30 jours après la date d'échéance. Ce délai peut être négocié dans le contrat.

Si l'entreprise adhérente a souscrit un contrat d'assurance impayés auprès d'un assureur crédit, le factor va rendre la facture à l'affacturé. Pour éviter de subir le définancement, il est donc important de demander une garantie sur les factures ou de souscrire un contrat d'assurance crédit avec une délégation de bénéfice auprès du factor.

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