Toutes les réponses sur l'administration du contrat de factoring

Toutes les informations pratiques et les conseils pour faire fonctionner correctement son contrat d'affacturage.

Comprendre comment bien gérer son contrat

Comprendre son contrat d’affacturage n’est pas toujours une chose évidente et peut même devenir un réel casse-tête pour certaines entreprises. Dans cette rubrique, vous pouvez découvrir les différentes questions les plus courantes sur la gestion d'un contrat dans une entreprise et le vocabulaire liés au monde du factoring.


Quand avoir recours à l'affacturage ?

Vous pouvez avoir recours à l'affacturage à tout moment de la vie d'une entreprise. En phase de création, en croissance, en phase d'investissements, en phase de stabilisation, en phase de fusion ou d'acquisition, reprise d'une entreprise ou en complément d'un financement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la rubrique Pourquoi utiliser l'affacturage ?

Les professions qui utilisent le plus l'affacturage sont : le secteur du BTP, l'industrie, l'interim, l'import, l'export, la sécurité, le négoce, le transport, le médical, le textile, les formations, l'agro-alimentaire.

Comment mettre en place un contrat d'affacturage ?

Dans un premier temps, il est important de vérifier si votre entreprise est éligible à l'affacturage. En effet, l'affacturage ne concerne que les entreprises qui facturent d'autres entreprises (BtoB) avec des délais de crédit. Les factures doivent représenter des prestations terminées ou des livraisons effectuées. Sauf dans certains cas, comme dans le secteur du BTP, où les situations de travaux peuvent être financées.

Ensuite, vous devez déterminer les clients, le nombre et le montant des factures que vous souhaitez financer.

Puis, vous devez rassembler les pièces suivantes :

  • La photocopie de la carte d'identité des dirigeants
  • Copie du RIB de l'entreprise
  • Votre Kbis de moins de 3 mois
  • Dernier bilan disponible ou le prévisionnel (plus simple à faire qu'un business plan) pour les sociétés récentes ou en création
  • La liste de vos clients les plus importants que vous souhaitez financer avec les informations suivantes : Numéro SIREN, nom commercial et le montant de l’encours
  • Les documents de facturation : Un exemple de facture accompagnée du contrat signé par les parties, bon de commande ou devis signé tamponné, bon de commande, bon de livraison ou bon d’enlèvement du transporteur tamponné et signé, tous les justificatifs de prestation, PV de réception.
Exemple de Bilan
Exemple de bilan
Exemple de Compte de résultat
Exemple de Compte de résultat

Le compte de résultat effectue la différence entre les produits et les charges. Il permet de mettre en évidence les bénéfices ou à les pertes de l’entreprise. Il donne ainsi une idée de la croissance de l'entreprise avec l'évolution du chiffre d’affaires et de sa rentabilité. Le compte de résultat doit présenter : les produits (chiffre d'affaires, éléments financiers et exceptionnels) et les charges (exploitation, personnel, salaires, charges sociales, loyers, assurances, impôts, taxes, intérêts payés, agios).
Le compte de résultat est l’état comptable qui permet d’analyser le résultat des opérations de l’exercice écoulé.

Le bilan constate les stocks où figurent les biens, les dépenses et les dettes de l’entreprise. Le passif et l’actif du bilan doivent toujours être équilibrés : le total du passif doit être égal à celui de l’actif. Le passif du bilan doit comprendre les éléments suivants : les capitaux propres, le capital social, les réserves, le résultat, les dettes à long terme, les dettes d’exploitation, les dettes fiscales et sociales.
L'actif du bilan doit comprendre les éléments suivants : les immobilisations incorporelles, corporelles, financières et les circulants (stocks,clients). Le bilan fait apparaître le résultat de l’exercice de l’entreprise au passif, mais il ne permet pas de détailler l’ensemble des opérations qui ont contribué à sa formation.

Pour les sociétés en création, il est nécessaire de fournir un bilan prévisionnel ou un tableau prévisionnel. Le bilan prévisionnel est un document financier qui présente les résultats attendus de la future activité.

Ensuite vous devez sélectionner le Factor pour obtenir une offre. Pour cela, vous pouvez utiliser notre comparateur des sociétés d'affacturage. Vous devez comparer les spécificités métiers du factor (Par exemple : situation de travaux, facturation sur la maintenance, négoce), les délais de financement (immédiat, moins de 8 heures, 24 ou 48 heures) et les conditions tarifaires à savoir : commission de service, le taux du financement et les frais annexes.

Peut-on suspendre son contrat ?

Il est effectivement possible d'arrêter temporairement son contrat d'affacturage pour une certaine période. Cette possibilité peut être négociée avec le factor en cas de diminution de chiffre d'affaires très important ne permettant plus d'avoir des créances suffisantes. Cette interruption ne peut dépasser qu'une durée de plusieurs mois. Pour une durée plus longue, il est nécessaire de résilier le contrat pour une offre plus adaptée.

Pour éviter cette contrainte, il est intéressant de souscrire un contrat d'affacturage forfaitaire modulable qui s'adapte à votre activité en fonction du nombre de factures par mois.

Est-il possible de faire intervenir plusieurs sociétés d'affacturage dans une entreprise ?

Théoriquement, il n'est pas possible d'avoir plusieurs factors pour votre entreprise. Dans la majorité des contrats d'affacturage, le factor demande que l’affacturé cède l'intégralité de ses factures clients. Cela implique qu'il n’est pas possible de faire appel à plusieurs factors différents, sauf dans certains cas bien précis. Dans tous les cas, il faut que le Factor accepte et que cela soit prévu explicitement dans le contrat. Par ailleurs, le périmètre de chaque Factor doit être distinct et bien déterminé.

Liste des cas possibles d’affacturage avec plusieurs factors :

Contrat pour la France et l’export : dans le cas d’un contrat d’affacturage export avec des clients situés en France et l’international, il est possible de scinder le contrat en deux avec plusieurs sociétés d'affacturage. Un factor pour la France et un autre pour l’export.

La syndication : si les volumes de chiffre d’affaires à financer pour l’entreprise sont importants ou si le risque est élevé, il est possible dans le cadre d’une syndication de souscrire plusieurs contrats auprès de plusieurs compagnies. Cela permet de répartir le volume de facturation sur chaque factor et ainsi diluer le risque financier.

Type de marché ou type de créances : Plusieurs factors peuvent intervenir si le perimètre d'intervention est différent. Exemple, un factor sur le marché public et un autre sur le marché public.

Grand compte : pour les entreprises de grande taille, on peut souscrire avec des factors différents pour chaque filiale.

Le définancement dans le contrat d'affacturage

Dans un contrat d’affacturage, le factor finance les factures dès qu'elles sont émises et transmises par l'affacturé. A l’échéance, la société d'affacturage demande le remboursement de la facture au client. Ci-celui ne paye pas, il commencera une procédure de recouvrement pour récupérer l'argent si la créance est garantie. Dans le cas contraire, le factor va définancer les factures qui ne sont pas payées à l’échéance. La date du définancement est fixé dans le contrat d'affacturage. Généralement, il est définit entre 10 et 30 jours après la date d'échéance. Ce délai peut être négocié dans le contrat.

Si l'entreprise adhérente a souscrit un contrat d'assurance impayés auprès d'un assureur crédit, le factor va rendre la facture à l'affacturé. Pour éviter de subir le définancement, il est donc important de demander une garantie sur les factures ou de souscrire un contrat d'assurance crédit avec une délégation de bénéfice auprès du factor.

Obligation d’information pour l'affacturé vis à vis de son factor

L'entreprise qui souscrit un contrat d'affacturage doit informer son factor sur toutes les informations qu'il détient sur ses clients : les créances payées comptant, l'existence de litiges, les créances contestées ou douteuses, la santé financière de ses clients comme l'insolvabilité.

Les paiements directs

On parle de paiement direct quand le client régle directement son fournisseur à la place du factor. Tous les paiements effectués directement entre le fournisseur et son client doivent être isolés du contrat d'affacturage. Bien évidemmment, l'affacturé doit informer son factor toute facture payée directement et rembourser la société d'affacturage. En cas de manquement, le factor peut résilir le contrat à tout moment. Dans le secteur du BTP, on rencontre souvent les paiements directs pour payer des biens d'équipements ou du matériel.

Est-il possible de bénéficier de l'affacturage sur des clients non garantis par mon factor ?

Dans le cas où votre factor ne couvre pas certains de vos clients, vous pouvez externaliser les garanties en intérrogeant les compagnies d'assurance crédit sur leur niveau de couvertures sur votre poste clients. En effet, les asureurs crédit proposent généralement des montants de couvertures plus importantes que les factors. Par ailleurs, certains organismes financiers spécialisés peuvent aussi proposer de couvrir certains clients qui ne seraient pas couverts par les compagnies d'assurance crédit en échange d'une prime d'assurance supplémentaire.

Si malgré l'interrogration des compagnies d'assurance crédit, vos clients ne sont toujours pas garantis, vous devez souscrire un contrat d'affacturage sans recours si votre factor accepte. Dans ce système, en cas de défaut de paiement, vous devez rembourser la société d'affacturage et effectuer le recouvrement vous-même.

Comment se déroulent les opérations d’affacturage ?

Après la signature du contrat d'affacturage, vous devez transmettre à votre factor et à vos clients les créances certaines et exigibles que vous réalisez avec la mention de subrogation pour informer votre client que vous avez cédé vos créances à une société d'affacturage. Vous devez aussi remettre l'ensemble des pièces justificatives établissant l'existence et le montant de ses créances (bons de commande et de livraison, effets de commerce, ...).

Après réception et analyse des documents, le factor effectue un virement en faveur de votre entreprise du montant de votre facture. Attention, au démarrage du contrat, le factor prélève un pourcentage sur les premières factures pour constituer un fonds de garantie. A l'échéance, le factor se retourne vers votre client pour récupérer l'argent de la facture. En cas d'impayés, la société d'affacturage effectue le recouvrement de la facture et en cas d'échec prendre à sa charge tout ou partie des pertes en fonction de votre contrat d'affacturage ou d'assurance crédit si vous avez externalisé les garanties auprès d'un assureur crédit.

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