La gestion des comptes clients est un élément essentiel de la réussite d'une activité. Après tout, c'est la fonction qui permet à l'entreprise d'être payée. Mais les problèmes liés au maintien d'un processus de recouvrement rationalisé et rapide sont courants, en particulier dans les sociétés qui continuent à effectuer ce travail manuellement.
Lorsqu'il s'agit du process de conversion des factures en liquidités, le point le plus douloureux, après la demande de liquidités, est la gestion du recouvrement. Si vous travaillez dans le secteur financier, vous connaissez les étapes manuelles, les efforts fastidieux et les allers-retours constants avec les clients alors que vos créances continuent d'augmenter.
La frénésie du recouvrement n'est que trop réelle dans les organisations d'aujourd'hui. Les équipes en charge de cette fonction sont en quelque sorte des pompiers : elles éteignent les feux qui font rage, répondent aux crises et sauvent l'argent qui leur est dû des mauvaises créances. Une fois qu'elles ont éteint un incendie, elles s'attaquent au prochain qui brûle au bout de la rue.
La tendance commune à la plupart des organisations est de résoudre ce problème en augmentant les effectifs, mais il s'agit d'une solution temporaire. Non seulement les collectes continuent d'augmenter, mais aussi le nombre de personnes nécessaires pour les gérer. Le résultat ? Davantage de comptes en souffrance, gérés par une équipe en pleine expansion. Cette situation n'est pas viable sur le plan financier.
Alors, comment pouvez-vous mieux gérer le défi du recouvrement ? Avec l'essor des FinTechs, divers outils de gestion pour recouvrir ont fait leur apparition sur le marché. Une solution clé à surveiller est celle des plates-formes collaboratives de gestion des créances basées sur le cloud, qui transformeront le cycle de la facture à l'encaissement. Pourquoi ? Elles détiennent le secret pour accélérer le recouvrement, être payé plus rapidement et réduire les créances douteuses.
Comment est mesuré les délais d'encaissement ?
Le délai moyen de recouvrement des comptes clients (DSO) est défini comme le nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour percevoir le paiement d'une facture.
Un DSO (Days Sales Outstanding) élevé indique qu'une société vend son produit ou service à crédit et attend un long temps pour récupérer son argent. Un DSO inférieur indique que l'entité commerciale reçoit des liquidités plus tôt et peut utiliser ce flux de trésorerie pour investir dans de nouvelles activités.
Le DSO est généralement déterminé sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle et constitue un indicateur clé pour déterminer la position de trésorerie d'une entreprise.
Pourquoi est-il important de raccourcir le délai de recouvrement des créances ?
Avant d'aborder les techniques qui peuvent être utilisées pour accélérer l'encaissement des recettes, il est important de comprendre le raisonnement qui sous-tend cette approche.
La première raison d'accélérer les encaissements est incontestablement d'améliorer la trésorerie de l'entreprise. Cela confère à la structure plus de crédibilité et lui permet de gérer sereinement son activité et de payer sa facture.
Pour améliorer le DSO (Days Sales Outstanding), il est indispensable d'impliquer tous les différents acteurs de la chaîne de règlement, en commençant par les commerciaux et en remontant jusqu'au responsable administratif et financier. Étant donné que les flux de cash constituent une partie importante des paiements d'une entité aux actionnaires, il est essentiel de raccourcir la période moyenne de recouvrement et de crédit des comptes clients pour augmenter le flux de trésorerie global d'une entreprise.
Plus tôt une entreprise gagne de l'argent réel grâce aux ventes, plus tôt elle peut investir dans d'autres opportunités et améliorer sa santé financière. Un DSO élevé peut également entraîner des créances irrécouvrables, qui sont des dettes qui peuvent ne pas être recouvrées.
Quelle est la différence entre DSO et DPO ?
Le DPO (Days Payable) est le contraire de DSO. Il ne calcule pas les soldes des comptes clients (et les ventes à crédit, mais les fournisseurs et le coût des ventes.
Le délai de recouvrement des comptes clients (DSO) est un indicateur de performance clé pour la gestion des sociétés clientes. Il se compose de deux variables :
Le DSO a un impact direct sur le besoin en fonds de roulement (BFR), la trésorerie et le risque global d'impayés et de créances douteuses :
Comment améliorer ses encaissements ?
Voici quelques suggestions pour améliorer et accélérer vos encaissements clients.
1. Fixez-vous des attentes réalistes
Il est essentiel de bien comprendre le statut de votre DSO. Effectuez une analyse comparative montrant comment le temps de collecte de votre entreprise se compare à celui de vos concurrents comme première étape dans la définition des indicateurs de performance clés.
Un autre point de référence à considérer est les conditions de vente pratiquées dans votre entreprise. Si vos résultats DSO diffèrent considérablement de vos exigences, cela peut indiquer une mauvaise collecte ou des conditions de vente non compétitives.
2. Traiter les factures impayées
Selon certaines études, les fournisseurs ne paient à l'échéance que 60% du temps. Dans un environnement commercial incertain caractérisé par de fréquents ralentissements économiques, cela pourrait être dû au fait que les entreprises ont du mal à payer leurs factures.
Sortir de cette impasse nécessite une approche proactive des recouvrements qui doivent faire un meilleur usage des données. Cela implique de se débarrasser des processus inefficaces et d'unifier les sources de données fragmentées. Cela change la façon dont l'équipe de gestion des comptes clients hiérarchise les paiements et réduit le risque de retard de règlement.
L'analyse de corrélation des données permet d'identifier les factures qui ont un impact significatif sur les indicateurs de performance clés. Par exemple, l'utilisation améliorée de l'exploration de processus aide à identifier et à combler les lacunes d'exécution, permettant aux équipes de comptes clients de hiérarchiser les facturations en fonction des résultats.
3. Simplifiez la gestion des factures
La mise à jour de votre processus de facturation du papier au numérique est un moyen infaillible d'améliorer votre DSO. La facturation papier est un process manuel intensif, cela implique de préparer et d'imprimer la facture, d'envoyer une copie papier au client, puis d'attendre que l'acheteur vous envoie le paiement, ce qui comporte des retards et des risques.
Cette approche retarde également les réclamations des clients sur les factures qui nécessitent des révisions de format ou des corrections d'éléments de ligne, entraînant souvent l'arrêt complet du processus de règlement des comptes clients, car les acheteurs ne répondent pas aux documents incorrects.
La numérisation des facturations peut améliorer l'exactitude des données et des rapports, tout en améliorant la capacité de votre entreprise à envoyer et recevoir des documents. Cela réduit considérablement les délais de recouvrement car les acquéreurs sont susceptibles de recevoir des factures exactes et complètes dans le bon format pour des paiements plus rapides.
4. Faites une enquête de crédit
Pour les entreprises qui privilégient la résilience dans notre économie volatile, les budgets sont serrés. Pour l'équipe de gestion des comptes clients, il s'agit de réduire le risque financier. Déterminer la solvabilité d'un acheteur avant d'accorder un crédit est une considération importante pour assurer un paiement en temps opportun.
Apprenez à connaitre le pointage de prêt de votre acquéreur et comprenez son flux d'argent (consultez son état des flux de trésorerie et son ratio d'endettement) avant de lui proposer des options de versement. Cela fait partie d'une analyse de crédit efficace qui éclairera la capacité du client à payer les marchandises.
5.Configurer les conditions de paiement
Les comptes clients d'une entreprise se composent généralement de plusieurs factures avec des conditions de paiement différentes. Il est important que les entités commerciales définissent clairement dans leurs accords contractuels quand elles s'attendent à être payées.
Par exemple, envisagez d'ajouter une date d'échéance de facturation et un mode de règlement et une devise préférés. Il est également nécessaire de définir quand l'entreprise accordera un escompte pour les paiements en temps opportun ou facturera des frais pour les retards de paiement.
Une fois les conditions de règlement convenues, l'équipe de gestion des comptes clients peut assurer un suivi continu pour assurer les versements en temps opportun tout en maintenant des relations saines avec vos acheteurs.
Rappelons toutefois qu'il y a des limites à la réduction du DSO. Même après avoir mis en œuvre toute les stratégies ci-dessus, vous devez toujours faire face à la réalité d'offrir des conditions de crédit à vos acquéreurs.
6. Le financement des comptes clients avec l'affacturage
C'est une autre solution pour de nombreuses entreprises afin d'améliorer leurs flux de trésorerie tout en offrant des conditions de crédit prolongées. Le financement des comptes clients par recours à l'affacturage permet à votre structure de recevoir jusqu'à 90 % de la valeur des factures ouvertes vérifiées à l'avance. Lorsque votre client paie et que votre fournisseur reçoit les fonds, il vous donne les 10 % restants, moins une petite commission pour compenser l'avance.
Votre entreprise peut immédiatement utiliser cet argent pour payer des facturations, embaucher des employés, trouver de nouveaux fournisseurs ou investir dans des opportunités de croissance. De cette façon, vos acheteurs peuvent garder leurs conditions de paiement flexibles et votre entreprise a un accès instantané au financement, tout le monde y gagne. Votre entreprise peut désormais gérer des clients et des ventes plus importants en toute confiance, sachant que les fonds sont disponibles une fois l'achat effectué.
7. Solutions d'agrégation des données des systèmes internes et externes de votre entreprise
Ces solutions sont compatibles avec tous les ERP/PGI/CRM du marché ainsi que les données des assureurs-crédit et sociétés d'informations commerciales. Rappelons que le contrôle des relations financières avec les clients est un point crucial dans la gestion de la trésorerie de toute organisation.
Optimiser, maitriser et raccourcir le cycle améliore le résultat opérationnel, assure son indépendance financière et facilite sa croissance. L'échange d'informations et l'implication de toutes les parties dans la relation financière de l'acheteur peuvent activer le levier d'exploitation.
Ces solutions aident les organisations à gérer l'excellence de leurs clients, à développer de bonnes pratiques, à partager les informations et la culture de la trésorerie entre les participants et à augmenter leur cash en s'appuyant sur les dernières technologies.
L'entreprise doit rechercher une solution collaborative de gestion intelligente du poste clients. Pour gérer efficacement tous vos défis d'administration des créances et d'optimisation des flux de trésorerie.
Chaque niveau de la relation financière d'un client est conçu pour faciliter l'engagement des employés, la gestion des risques et la réduction du DSO. Comme gestionnaire, rechercher la polyvalence et l'expertise pour une approche innovante s'adaptant à votre ttype d'organisation.
Cette solution permet la participation et l'interaction entre des collaborateurs polyvalents (commerciaux, direction des ventes, consultants, directeurs d'agence, etc.) et des experts (agents de recouvrement, comptabilité, crédit management).
Pour résumer sur le raccourcissement du délai de recouvrement des créances
Qui peut rentrer dans la cible ? Aussi bien les organisations centralisées que les décentralisées. Grâce à une large palette d'actions, les collaborateurs disposent d'un outil puissant qui leur permettra de :
Ces solutions passent par internet et le cloud, 100% mobiles et donc plus flexibles et plus simples. Avec une application cloud SaaS sécurisée, vous avez accès 24h/24 et 7j/7 à vos informations et capacités. Vous vous libérez des contraintes techniques et vous vous concentrez sur les tâches à valeur ajoutée. Ces systèmes de gestion agrège les données des systèmes internes et externes à votre organisation.
En conclusion, il faut utiliser diverses stratégies pour améliorer votre DSO et couvrir le déficit de trésorerie restant avec des fonds de créances. Ne laissez pas votre entreprise ralentir ou freiner par les conséquences d'un manque de liquidité.