Les pièces justificatives à fournir au Factor pour un contrat d'affacturage

Pour tous les factors, il est nécessaire de fournir un certain nombre de pièces justificatives pour obtenir un contrat d'affacturage. A savoir, les pièces d’identité du gérant, le KBIS de votre structure, les derniers statuts à jours ainsi que le dernier bilan détaillé pour la comptabilité.

En effet, les affactureurs sont soumis comme les banques à une réglementation importante. L’un des premiers engagements d’un établissement financier est de connaitre ses clients KYC (Know Your Customer). Cependant, certains factors demandent plus de justificatifs que d’autres.

Justificatifs avec l'affacturage, Pièces justificatives à fournir au factor

Ainsi en plus des documents de bases, ils exigent le CV du dirigeant, la liasse fiscale, la balance clients et fournisseurs, une copie du rapport du commissaire aux comptes ainsi que le journal des ventes.

Les justificatifs demandés pour affacturer vos factures

Pour pouvoir financer vos créances avec l'affacturage, l'affactureur demandent un certain nombre de justificatifs comme l’ensemble des documents certifiant que la transaction ou prestation a bien été réalisée et livrée au client :

  • le bon de commande : ce document de vente est émis par le client au moment où il effectue un achat.
  • le bon de livraison (BL) : aussi appelé "bordereau d'expédition" ou "bordereau de réception des marchandises", c'est un document qui accompagne une expédition de colis, et qui fournit une liste des produits et de la quantité de marchandises incluses dans la livraison. C'est une preuve que les biens ont bien été livrés ou que les services ont été réalisés. Si vous envoyez un BL avec votre envoi des articles, il peut être utilisé comme liste de contrôle par votre client pour s'assurer que tout est là. Chaque article figurant sur un bon de livraison doit se trouver dans l'envoi qui l'accompagne. Il indique également si certaines marchandises de la commande initiale ne sont pas jointes, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble de ce que le destinataire a commandé et de ce qui a été envoyé dans cette livraison particulière. Dans certains cas, une copie du bon de livraison est signée par le destinataire, puis renvoyée au vendeur ou à l'expéditeur comme preuve de la livraison. On parle alors de "livraison enregistrée" ou de "livraison contre signature". Si le BL a été signé par le destinataire, vous pouvez être sûr que votre colis est arrivé à destination.
  • le bon d’enlèvement du transporteur ou document de transport : le document doit être daté et signé au moins par le convoyeur et le vendeur au moment du chargement.
  • la facture : c'est une note remise au client pour un produit livré ou un travail effectué. Pour rappel : La loi de LME limite le délai légal de paiement en France à 45 jours (fin de mois) ou 60 jours (date d'émission de la facture). Le respect de cette condition est indispensable pour obtenir des garanties liées à l'assurance-crédit.
  • le bordereau de relevé horaire : ce justificatif valide les heures qui ont effectués dans le cadre de la prestation.
  • Dans le secteur du BTP, pour utiliser l'affacturage, le bon d’attachement reprendra l’évolution de l’avancement des situations de travaux, en listant régulièrement le chiffrage. Les situations seront validées par le maître d’oeuvre (du donneur d’ordre), une fois signé et validé, on parlera de pré-facturation. C'est sur cette base sur laquelle l’entreprise va éditer sa facture et pourra être payé par le factor.
Bon à savoir Si vous faites appel au factoring, la facture envoyée à votre client doit comporter une référence de subrogation de l'affactureur. L'original de la facture doit être envoyé à votre client et une copie doit être conservée à l'attention du factor. Enfin, sachez qu’en dernier lieu, votre versement doit être effectué directement à l’ordre de l'affactureur qui percevra le paiement par subrogation..

Dans la remise documentaire pour l’export, les justificatifs sont là aussi essentiels !

Lors d’un encaissement documentaire, l'entreprise exportatrice va centraliser les documents prouvant la réalité de la facture : facture de transport et le titre. Ils les adressent à sa banque qui les retourne à la banque de l'importateur. Qui elle-même les adressera à l'importateur contre le paiement ou l'acceptation d'une traite.

Par la suite, le vendeur fait confirmer par sa banque le montant dû par son acheteur contre remise de documents. Ainsi, les documents sont adressés à l'acheteur exclusivement contre paiement ou validation d'une lettre de change.

En remise documentaire, le banquier agit comme un mandataire de son client. Il représente son client et intervient suivant ces instructions !

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