Balance agée
Définition d'une balance âgée
La balance âgée est un document utilisé en comptabilité pour récapituler l'ensemble des comptes clients et fournisseurs qui ne sont pas soldés en les déclinant par tranches d’ancienneté. C'est un outil essentiel pour le comptable, le DAF ou le crédit manager pour le suivi et l'amélioration de la trésorerie de l'entreprise en gérant le recouvrement des créances.
L'objectif de la balance âgée est de mettre en relation les comptes clients ou fournisseurs avec les règlements reçus des factures émises en lettrant ou imputant. Cela permet de vérifier si il y a des erreurs de saisis. Pour les retards, la balance âgée offre la possibilité de relancer les clients ou de payer les factures pour les fournisseurs suivant l’échéance de règlement prévu.
Qu'est-ce qu'un balance âgée
C'est un document qui regroupe dans un tableau les créances par client ou par fournisseur par tranches de retard de paiement en fonction du nombre de jours de dépassement de la date d'échéance.
Les créances sont ventilées par client et par ancienneté. Le tableau de la balance agée reprend les éléments suivants :
- Le numéro de compte ou la dénomination du tiers
- Le montant de la dette d’une entreprise
- La ventilation des sommes en fonction des différentes date d'échéance (Créances et dettes non échues ou échu, à moins de X jours).
La balance âgée est très souvent demandée et utilisée par les factors pour un contrat d'affacturage ou par les assureurs crédit pour obtenir une police d'assurance crédit. Donc veuillez à préparer ces documents avec soin avec des montants et des délais de paiement réels.
On distingue deux balances âgées : client et fournisseurs
La balance âgée clients
Elle regroupe l'ensemble des règlements attendus par l’entreprise et met en évidence les retards d’encaissements. Elle présente l’intégralité des règlements en attente et fait ressortir le niveau de retard des encaissements des factures. Elle permet surtout de catégoriser les relances clients à effectuer.
| Liste des acheteurs | Non échu – de 30 jours | Retard de 0 à 30 jours | de 30 à 60 jours | de 60 à 90 jours | de 90 à 120 jours |
| A Facture N°1 | 50 K€ | ||||
| B Facturation N°1 | 20 K€ | ||||
| A Facture N°2 | 30 K€ | ||||
| B Facturation N°2 | 50 K€ |
Cette balance aide les chargés de recouvrement à leur donner une vision globale des retards de paiement. Elle alerte l'entreprise sur les clients mauvais payeurs. Elle oriente les services de recouvrement et commercial à définir une stratégie et à prendre des décisions pour chaque type d'acheteurs.
Pour les créances non échues, il faut surveiller et anticiper les problèmes ou litiges éventuels avec les débiteurs en effectuant des rappels préventifs.
Pour les factures échues, il nécessaire d'effectuer des relances amaible puis en cas d'échec de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Pour les clients ayant des créances en souffrance, il faut envisager avec les services commerciaux de suspendre de nouveaux engagements voir également arrêter les livraisons en cours.
La balance âgée fournisseurs
La balance âgée fournisseur, à l’inverse, présente l’intégralité des factures qui restent à payer et fait ressortir les retards de paiement.
| Fournisseurs | Non échu – de 30 jours | Dettes échues de 0 à 30 jours | de 30 à 60 jours | de 60 à 90 jours | de 90 à 120 jours |
| A Facture N°1 | 20 K€ | ||||
| B Facturation N°1 | 30 K€ | ||||
| A Facture N°2 | 60 K€ | ||||
| B Facturation N°2 | 80 K€ |
L'analyse des soldes des balances âgées clients et fournisseurs produit une information qualitative et quantitative sur l’évolution prévisible de la trésorerie d’une société. Elle met en relief les risques et carences de la société en matière de relance des paiements et de la sélection de la qualité financière des clients.
Ces deux supports sont complémentaires et vont aider le credit manager dans sa gestion des comptes de l’entreprise avec une vision global à l’instant T des retards d’encaissements et de paiements !
Dans la vie de l’entreprise, la balance âgée client est particulièrement suivi, dans la gestion du poste clients de l’entreprise , elle va pointer les montants et délais des créances et identifier les mauvais payeurs. Cette gestion conjointe va simplifier à court terme le pilotage de la société et peut influencer une stratégie « plan de trésorerie » qui impliquera un plan de financement. Elles peuvent aussi aider à élaborer un plan de trésorerie qui intégrera un possible plan de financement.
En complément de la balance comptable et de l'échéancier, la balance âgée offre un support de suivi efficace des règlements clients et de gestion pour réaliser des prévisions de trésorerie mais aussi de communication et d’animation entre les équipes commercials et les services de recouvrement.
De nombreux systèmes informatiques comptables permettent d’éditer directement la balance âgée en utilisant les logiciels de facturation et de lettrages.
Attention de ne pas confondre balance âgée avec la balance AG ou l’échéancier (regroupe la liste des factures à payer avec leur date d'échéance) ou la balance comptable (C'est la situation des comptes clients à une date donnée, elle représente le solde des comptes clients sans les dates de paiement).