Définition d'une facture

Une facture est un document qui énumère les produits et services qu'une entreprise fournit à un client et qui établit l'obligation pour l'acheteur de payer le fournisseur pour ces biens et prestations. Elle peut être sous format papier ou électronique.

La facturation est cruciale pour les petites entreprises, car elles sont les documents commerciaux qui permettent aux sociétés d'être payées pour leurs services.

Définition de facture

Elles ont une fonction importante, tant pour la structure qui les envoie que pour le client qui les reçoit. Pour les petites structures, une facture permet d'accélérer le processus de paiement en informant les acquéreurs du versement à effectuer. Pour les acheteurs, elles constituent un enregistrement organisé d'une dépense, avec des détails détaillés, et peuvent faciliter la tenue des dossiers. Pour gagner du temps, les professionnels utilisent des modèles de facturation pour éviter de remplir les mêmes informations à chaque fois.

L’édition et son enregistrement au niveau comptable sont des taches obligatoires pour toutes ventes inter entreprises (EI, EIRL, SA, SARL, SAS, SNC, EURL, SASU, SCA, SCS, Micro) et leur taille (TPE, PME, ETI, GE).

Qu'est-ce que c'est une facture ?

Une facture est un document délivré aux clients par un vendeur qui demande le paiement de biens ou de services. Elle est également connue sous le nom de créance en cas de virement avec un délai de règlement. C'est un justificatif présenté à l'acheteur avant ou après la fourniture des marchandises ou des prestations. Il s'agit d'une pièce légale qui peut être annulée par une note de crédit s'il est émis de manière incorrecte.

Si vous êtes un vendeur, vous n'êtes pas autorisé à supprimer simplement une facturation des registres de vente. Votre entreprise est probablement enregistrée à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) et vous devez émettre des factures conformément aux exigences réglementaires spécifiques.

Les différents types de facturations

Maintenant que vous savez ce qu'est une facture de base, examinons les différents types de facturations existantes :

  • De vente : dans la majorité des cas, il s'agit d'une opération pour vendre (si vous la recevez, il s'agit d'un achat).
  • Intermédiaire - si vous demandez des paiements échelonnés pour un gros travail, vous pouvez envoyer une ou plusieurs facturations intermédiaires.
  • Facture finale : c'est la dernière d'une série intermédiaire, elle indique que le travail est terminé et qu'aucune autre ne suivra.
  • Récurrente : si vous facturez à votre client le même montant à chaque fois, vous pouvez simplement envoyer une facturation récurrente. Elle est idéale pour les abonnements ou les contrats de location.
  • Pro forma : elle est souvent utilisée pour indiquer le prix des marchandises afin qu'un importateur puisse calculer les frais de douane avant d'acheter. La facture pro forma ne constitue pas l'enregistrement d'une vente.
  • Commerciale : elle est également utilisée pour calculer les droits de douane sur les produits importés, mais dans ce cas, la transaction a eu lieu et la vente est officielle.
  • Note de crédit : ces justificatifs permettent d'annuler un débit d'une facture précédente. Ils sont émis lorsque des marchandises sont retournées ou lorsqu'un client est surfacturé.

À quoi sert une facture ?

Les factures sont utilisées comme document source pour la comptabilité des entreprises. Elles sont utiles pour enregistrer toutes les transactions de vente qu'une entité commerciale effectue avec ses clients. Elles sont utilisées par les sociétés à des fins diverses, notamment :

  • Pour demander aux acheteurs de payer en temps voulu.
  • Assurer le suivi des ventes.
  • Suivre les stocks, pour les activités qui vendent des produits.
  • Prévoir les liquidations futures à partir de données historiques.
  • Enregistrer les revenus de l'entreprise pour les déclarations fiscales.

Les mentions obligatoires

Il existe certaines informations que vous devez légalement faire figurer sur vos factures.

  • Un numéro d'identification unique.
  • Le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise.
  • La raison sociale et l'adresse du client que vous facturez.
  • Une description claire des prestations ou des marchandises.
  • La date à laquelle vous avez fourni les biens ou les services (également appelée "date de fourniture").
  • Le(s) montant(s) que vous envoyez à la facturation.
  • Le coût de la TVA, le cas échéant.
  • La somme totale dûe.
  • Le numéro de TVA intra-communautaire.
  • En cas de remise, le pourcentage accordé.
  • La date de la facture.
  • Le taux de l'escompte éventuel.
  • Le délai de règlement.
  • Le montant des pénalités en cas de retards de paiement.

Veillez à ce que vos facturations soient clairement présentées et contiennent toutes les informations dont le client a besoin. Votre objectif est de rendre la vie de vos acheteurs aussi facile que possible, car c'est ainsi qu'ils reviendront acheter chez vous. N'oubliez pas que des acquéreurs satisfaits sont plus susceptibles de vous payer et de vous recommander à d'autres personnes !

La facture électronique

Une facture électronique est un document de vente créée, émise et reçue sous forme informatique. Il existe 3 types de formats pour ce mode de facturation :
  • « Structuré », composées avec des informations structurées pour répondre aux impératifs de l’EDI (échange de données informatisé).
  • « Non structuré », dont la présentation reprend celle des factures papier comme les documents PDF, JPEG, HTML.
  • « Hybride », un mix des deux formats précédent. Soit PDF/A3 ou Factur-X.
Depuis le 1er janvier 2020, les établissements commerciaux doivent obligatoirement envoyer leurs factures sous format électronique pour le secteur public. À partir de 2024, les obligations de transmission et de réception des facturations sous un format dématérialisée et structurée seront imposées progressivement aux sociétés :
  • à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,.
  • à partir du 1er janvier 2025 aux structures de taille intermédiaire,.
  • à compter du 1er janvier 2026 aux TPE et PME.
  • Par ailleurs, les factures électroniques doivent être archivées et conservées dans leur format informatique original.

    Comment le financement des facturations et l'affacturage profitent aux entreprises à tous les niveaux ?

    Le financement des factures et l'affacturage laissent parfois entendre qu'une entreprise a désespérément besoin de liquidités. Or ce n'est pas toujours le cas. Ces deux options peuvent par exemple solutionner le problème du cycle de conversion de l’encaissement. Le financement des factures, tout comme l'affacturage, offre également une alternative aux prêts lorsque les établissements bancaires refusent de prêter ou lorsque ces dernières exigent différentes sortes de garanties. Pour de nombreuses entreprises, ce système financier est considéré comme une solution adaptée pour couvrir les pénuries temporaires de fonds de roulement ou d'autres besoins qui surviennent de temps à autre.

    Les type de factures prises en compte avec l’affacturage

    Les sociétés d’affacturage acceptent toutes les factures à partir du moment où elles sont émises sur des établissements commerciaux (numéro d’immatriculation siren obligatoire) et que la livraison soit effectuée ou que la prestation soit achevée. Cependant, certaines facturations ne sont pas acceptées par les affactureurs dans certaines conditions.

    • L’entreprise acheteuse présente un risque important. En effet, la facturation doit être couverte. Pour cela, l'acheteur doit avoir une notation financière suffisante.
    • Papier de famille. C'est le cas lorsqu'il existe une relation capitalistique, de personne physique ou morale entre le fournisseur et le client.

    Par ailleurs, la facture doit porter une mention subrogative. Cette indication précise qu’elle a été cédée à un factor. Cependant, si le contrat d’affacturage est confidentiel il n’est pas nécessaire de mettre cette mention.

    Le financement des créances pour raccourcir le cycle de conversion de l’encaissement

    La croissance et la durabilité de toute entreprise dépendent partiellement de son cycle d’encaissement, autrement dit, sa capacité à convertir ses factures en liquidité. Une période courte est synonyme d’une trésorerie saine, tandis qu’une rotation longue représente un risque élevé de pénurie de rentrée d'argent pour l’entreprise. Or, le plus souvent, les sociétés accordent un délai de versement à leurs clients. Cette pratique courante du règlement de la facturation à une date ultérieure prolonge le cycle de conversion de l’encaissement. Au final, le fournisseur augmente ses risques de manque de liquidité dans sa trésorerie. Pour écourter ce délai de règlement, sans pour autant forcer les clients à régler leurs créances avant l’échéance, les entités commerciales peuvent opter pour la solution du financement des factures.

    La vente des factures clients pour financer les besoins en trésorerie

    Le problème de ressources financières constitue un problème majeur pour de nombreuses entreprises. Ils peuvent affecter la capacité de la structure à croître et à survivre. C'est pourquoi le financement des factures est si populaire parmi les sociétés qui ont besoin de financer leurs besoins de trésorerie. Ce dispositif permet aux établissements commerciaux d'accéder à des capitaux sans avoir à vendre des actions ou à s'endetter. Il peut être utilisé pour financer l'achat de stocks, payer les fournisseurs, couvrir la paie, etc. C'est également une option intéressante, car elle propose des tarifs abordables et des conditions flexibles adaptées aux besoins de chaque entreprise.

    Le financement des facturations pour la croissance de l’entreprise

    Les entreprises doivent se développer pour survivre, mais parfois les flux de trésorerie posent problème. Avec le financement des factures, les sociétés peuvent augmenter leurs liquidités opérationnelles et gérer facilement leur finance. Il contribue étroitement à la croissance de l’activité grâce à l’obtention de cash au moment opportun. Avec une rentrée financière suffisante, les TPE ou PME peuvent financer l'achat des produits ou services qu'elles ont à proposer à leurs acheteurs, tout en maintenant un niveau de trésorerie stable et sain. Non seulement le financement des facturations fournit un fonds de roulement suffisant à l’entreprise, mais en plus cette dernière peut développer son activité sans avoir à attendre que les clients paient leurs factures.

    Financement de factures et affacturage, deux solutions pour un seul besoin

    La capacité de lever des fonds grâce à la cession des facturations a connu une croissance rapide au cours des dernières années et cette tendance n’est pas près de s’arrêter dans les années à venir. Les différents types d'options incluent principalement l'affacturage et le financement de factures. Certaines entreprises utilisent ces deux services conjointement l’un avec l’autre pour des raisons stratégiques. Le factoring est une méthode populaire, car il s'agit d'un moyen simple d'accéder rapidement à des liquidités.

    L’affacturage

    Les entreprises réussissent lorsqu’elles ont un modèle commercial et une stratégie pour développer leur activité. Autrement dit, elles ont un plan pour l'avenir et elles savent comment l'exécuter. L’une des stratégies utilisées par de nombreuses activités consiste à mettre en place un système qui permet d’écourter l’encaissement tout en accordant un délai de paiement à leurs clients. Les sociétés utilisent l’affacturage pour mettre en œuvre cette stratégie. Cette technique est bénéfique pour la croissance des commerces et elle est prisée pour celles en quête de financement rapide et simple. C’est également l’un des facteurs qui influencent le succès d'une entreprise. Les avantages de l’affacturage incluent :

    • la disponibilité de liquidité dans la trésorerie.
    • les coûts administratifs réduits.
    • l’accès à des options de financement supplémentaires.
    • la stabilité du flux de cash.

    Le financement de factures

    Le processus de financement de factures implique l'utilisation d'une facturation comme garantie. Ce dispositif consiste à donner accès aux créances impayées à un prêteur qui les achètera ensuite à prix réduit et collectera des fonds auprès des clients au nom de l'entreprise. C'est une option alternative pour les professionnels qui ne veulent pas avoir à attendre que les débiteurs paient leurs factures avant de recevoir leur argent. Cette stratégie financière ne nécessite aucuns frais initiaux, mais exige plutôt une renonciation à une partie des revenus bruts qui provient du client. C’est un bon moyen pour les structures de développer leurs activités. En effet, ce système permet d’obtenir des liquidités immédiates, même si les débiteurs ne sont pas en mesure de respecter les conditions de paiement, notamment le délai de règlement accordé.