Lettrage comptable
Définition du lettrage
Le lettrage comptable consiste à effectuer le rapprochement entre les montants des factures des comptes clients ou fournisseurs et le règlement. Il n'est pas obligatoire, mais fortement conseillé. Cette opération a pour but de vérifier l'état du règlement des facturations en leur attribuant une notation pour indiquer que la créance a été lettrée.
Il permet d'identifier les factures des acheteurs qui n'ont pas encore été réglées. Ce traitement est le prérequis pour organiser le règlement des fournisseurs pour éviter des pénalités ou les relances clients pour prévenir les retards de paiement ou les impayés.
Le Lettrage est une facette du processus de comptabilité, il initie le rapprochement des transactions des comptes généraux. En général, il est réalisé automatiquement,lors de la création des encaissements, mais aussi des décaissements liés aux factures. Ce recoupement des comptes tiers est souvent pratiqué par les factors dans le cadre de la mise en place d'un contrat d'affacturage.
Le rapprochement va permettre de :
Et identifier :
Cette action est essentielle pour toute structure qui souhaite obtenir une trésorerie exacte.
L’objectif du lettrage : cette opération comptable propose une vue d’ensemble qui va permettre d’isoler instantanément les clients qui n'ont pas honoré leur facture comme les approvisionneurs que l’entreprise doit encore payer.
Cette action offre une organisation des relances des acheteurs et de contrôle du paiement des fournisseurs.
En comptabilité, la structuration du compte client intègre les encours qui ont été facturés, mais non encore payés, dans la continuité d’une prestation de service ou livraison de produits par une société, envers ses consommateurs.
Une petite entreprise qui fonctionne selon la comptabilité d'exercice établit une correspondance entre les revenus et les dépenses dans la période où ils sont réellement engagés, quel que soit le moment où l'argent change de propriétaire.
Cette méthode de lettrage comptable permet d'améliorer l'exactitude du résultat net déclaré d'une entreprise. Des écritures comptables sont effectuées pour accumuler des dépenses dans la période en cours qui n'ont pas encore été payées ou les reporter à la phase suivante si elles ont été réglées tôt. Les charges à payer comprennent tous les achats pour autre chose que des actifs qui n'ont pas été payés à la fin de la période. Ils doivent être rapprochés pour s'assurer que les entrées sont correctes et complètes.
Les étapes du lettrage
1. Comparez les éléments du solde de compte aux créances
En premier lieu, la partie la plus importante du rapprochement du solde des charges à payer est de s'assurer que les montants enregistrés sont corrects et complets. Imprimez la liste des comptes pour les achats à régler et identifiez ceux à payer qui composent le solde.
Dans la plupart des cas, vous recevrez la facture correspondante le mois suivant. Faites correspondre l'écriture comptable à la créance, en vous assurant que le montant est correct et que les décaissements ont été réellement engagés avant la date de l'association.
Si la créance comprend des dépenses de plusieurs mois, recalculer le montant qui appartient aux périodes précédant la date de rapprochement. Ajustez les écritures de journal pour corriger les erreurs de cumul.
2. Recherchez toutes les factures reçues dans le mois suivant
En second lieu, recherchez toutes les créances reçues dans le mois suivant. Pour trouver les charges à payer qui auraient pu être manquées à la fin de la période, examinez toutes les facturations reçues au cours de la phase suivante et déterminez quand les dépenses ont été engagées.
Par exemple, si la fin de la période que vous rapprochez est décembre et que vous recherchez dans toutes les factures de janvier et en trouvez une pour les fournitures de bureau expédiées en fin d'année, ce montant doit être comptabilisé à la fin de décembre. Ajoutez toutes les charges à régler supplémentaires au solde actuel.
3. Comparez l’année actuelle à l’année précédente
Dernière étape du lettrage, il y a certaines dépenses que vous pourriez ne pas être facturées en temps opportun et que vous auriez pu manquer. Comparez les charges à payer de la période actuelle à l'année précédente pour évaluer s'il y a des éléments accumulés que vous avez peut-être manqués.
Par exemple, un fournisseur de “papeterie” peut vous apporter des fournitures mensuelles, mais vous facturer uniquement tous les trimestres. Si vous avez accumulé un montant pour ce type de fourniture l'année dernière, vous pouvez déterminer si vous avez reçu de la “papeterie” pour lequel vous n'avez pas encore été prélevé.
Astuces : Appeler les vendeurs ! Si vous n'avez pas été facturé pour les dépenses engagées au cours de la période d'accumulation et que vous ne pouvez pas les estimer de manière fiable, appelez le fournisseur pour obtenir un montant de facturation précis. Assurez-vous que celui-ci inclut tous les taxes de vente et divers frais et charges dans le nombre. Dans la mesure du possible, demandez au vendeur de vous envoyer par courriel une copie du devis afin que vous puissiez la conserver avec la documentation de vos états financiers.
4. Les factures non lettrées
Il est possible de sortir uniquement les factures non-lettrés pour un fournisseur ou un client. Pour les créances non lettrées, il est nécessaire de déterminer si le délai de paiement accordé est dépassé. Dans ce cas, il faut activer les procédures de recouvrement.
Coté fournisseurs, il faut éviter de dépasser la date d'échéance. Dans le cas du dépassement, il est nécessaire de régler le vendeur très rapidement.
Bon à savoir : De nombreux logiciel aident à la réconciliation automatique des comptes. Ils aident les entreprises à automatiser leur processus de rapprochement des dépenses et des revenus ou en d'autres termes, à faire correspondre les transactions de paiement entrantes sur les relevés de compte bancaire aux bons clients et aux bonnes factures.
Qui fait le lettrage comptable dans une entreprise ?
Dans une société, le lettrage comptable est généralement effectué par les services comptables ou financiers. C'est une opération qui consiste à faire correspondre les montants débités et crédités sur différents comptes pour assurer leur concordance et faciliter le rapprochement des opérations.
Le lettrage comptable est une tâche importante pour assurer la fiabilité des états financiers et la traçabilité des transactions. Il est donc généralement effectué par des professionnels de la comptabilité ayant une connaissance approfondie des principes comptables et des procédures internes de l'entreprise.
Quand faire le lettrage ?
Le lettrage comptable est généralement effectué à la fin de chaque période comptable, telle qu'un mois, un trimestre ou une année. Il s'agit d'une étape importante du processus de clôture comptable.
Voici les différentes périodes de clôture clés :
Il convient de noter que le lettrage peut également être effectué de manière régulière tout au long de l'année, en particulier dans les entreprises ayant un volume de transactions important. Cela permet de maintenir les comptes à jour et de faciliter la gestion financière de l'entreprise.
Pourquoi utiliser une solution de rapprochement automatique des comptes ?
En règle générale, la gestion des paiements entrants est un processus très manuel, qui est coûteux et nécessite beaucoup de temps et d'efforts. La gestion manuelle entraîne des retards dans le processus de recoupement, ce qui signifie à son tour qu'il reste beaucoup d'argent inutilisé dans les organisations.
C'est simple: une comptabilisation plus rapide rend l'argent disponible plus rapidement pour une utilisation efficace. Le fait de disposer d'une somme importante non allouée rend également difficille l'identification des créances ouvertes en souffrance et celles qui ont déjà été réglées par le client, mais non encore affectées.
Grâce à un rapprochement plus efficace, une entreprise peut éviter d'envoyer des lettres de rappel inutiles et des relances. Donc, dans l'ensemble, un logiciel, peut apporter des avantages considérables aux organisations avec cette nouvelle solution.
Lettrage et Affacturage
Dans le cadre d'un contrat de factoring, le factor suit les comptes clients de l’entreprise en utilisant le lettrage pour rapprocher le règlement des créances avec les factures financées.
Cette opération de lettrage est généralement effectuée en interne par les équipes des sociétés d'affacturage. Il permet de déterminer les encours échus des affacturés et de contrôler d'éventuelles anomalies ou fraudes dans la remise des créances.
Le lettrage chez les factors
Le lettrage comptable est un processus essentiel pour suivre les comptes clients d'une entreprise chez le factor, qui est une société d'affacturage. Son objectif est d'assurer la concordance entre les factures clients remises à l'affactureur et à l'affacturé.
Il consiste à faire correspondre chaque paiement d'un débiteur à une facture émise par le fournisseur et financée par le factor. Cela permet d'imputer correctement les règlements aux factures correspondantes.
Les factures prises en comptes sont celles qui ont été cédées par les entreprises et financées par la société d'affacturage. Lorsque les paiements arrivent à échéance après 30, 45 ou 60 jours, selon les dates d'échéance, le factor doit contrôler, vérifier et affecter ces versements aux factures financées.
Dans les sociétés d'affacturage, le lettrage est généralement effectué de manière automatique à l'aide de logiciels de gestion. Les règlements qui arrivent sur le compte bancaire du factor, que ce soit par chèque ou par virement, sont automatiquement attribués à une facture gérée. Environ 90% des paiements sont affectés automatiquement, tandis que les 10% restants nécessitent une affectation manuelle de la part des gestionnaires. Ces affectations manuelles peuvent être nécessaires en raison de situations telles que le versement en plusieurs fois pour une seule facture, un montant de règlement qui diffère légèrement de celui de la créance, ou encore des virements partiels.
Cette étape du lettrage est effectuée rigoureusement par les factors afin de prévenir toutes tentatives de fraude. Par ailleurs, ils effectuent de nombreux contrôles supplémentaires de manière automatique et manuel avant d'avancer l'argent de chaque créance.