Définition du lettrage

Le lettrage comptable consiste à effectuer le rapprochement entre les montants des factures des comptes clients ou fournisseurs et le règlement. Il n'est pas obligatoire, mais fortement conseillé. Cette opération a pour but de vérifier l'état du règlement des factures en leur attribuant une notation pour indiquer que la créance a été lettrée.

Il permet d'identifier les factures des clients qui n'ont pas encore été réglées. Ce traitement est le prérequis pour organiser le paiement des fournisseurs pour éviter des pénalités ou les relances clients pour éviter les retards de paiement ou les impayés.

Définition du lettrage

Le Lettrage est une facette du processus de comptabilité, il initie le rapprochement des transactions des comptes généraux. En général, il est réalisé automatiquement,lors de la création des encaissements mais aussi des décaissements liés aux factures. Ce rapprochement des comptes tiers est souvent pratiqué par les factors dans le cadre de la mise en place d'un contrat d'affacturage.

Le rapprochement va permettre de :

  • Pointer les erreurs dans la comptabilité de l’entreprise,
  • Suivre la situation de la trésorerie,
  • Optimiser les règlements fournisseurs et les relances clients.

Et identifier :

  • Les factures non réglées par les clients,
  • Les créances réglées,
  • Les factures non réglées au fournisseur,
  • Les créances sans correspondance avec le montant dû.

Cette action est essentielle pour toute structure qui souhaite obtenir une trésorerie exacte.

L’objectif du lettrage : cette opération comptable propose une vue d’ensemble qui va permettre d’isoler instantanément les clients qui n'ont pas honoré leur facture comme les fournisseurs que l’entreprise doit encore payer.

Cette action offre une organisation des relances clients et de contrôle du paiement des fournisseurs.

En comptabilité, la structuration du compte client intègre les encours qui ont été facturés, mais non encore payés, dans la continuité d’une prestation de service ou livraison de produits par une société, envers ses clients.

Une petite entreprise qui fonctionne selon la comptabilité d'exercice établit une correspondance entre les revenus et les dépenses dans la période où ils sont réellement engagés, quel que soit le moment où l'argent change de propriétaire.

Cette méthode de lettrage comptable permet d'améliorer l'exactitude du résultat net déclaré d'une entreprise. Des écritures comptables sont effectuées pour accumuler des dépenses dans la période en cours qui n'ont pas encore été payées ou les reporter à la période suivante si elles ont été payées tôt. Les charges à payer comprennent tous les achats pour autre chose que des actifs qui n'ont pas été payés à la fin de la période. Ils doivent être rapprochés pour s'assurer que les entrées sont correctes et complètes.

Les étapes du lettrage

Comparez les éléments du solde de compte aux créances

En premier lieu, la partie la plus importante du rapprochement du solde des charges à payer est de s'assurer que les montants enregistrés sont corrects et complets. Imprimez la liste des comptes pour les charges à payer et identifiez les charges à payer qui composent le solde.

Dans la plupart des cas, vous recevrez la facture correspondante le mois suivant. Faites correspondre l'écriture comptable à la créance, en vous assurant que le montant est correct et que les dépenses ont été réellement engagées avant la date du rapprochement.

Si la créance comprend des dépenses de plusieurs mois, recalculer le montant qui appartient aux périodes précédant la date de rapprochement. Ajustez les écritures de journal pour corriger les erreurs de cumul.

Recherchez toutes les factures reçues dans le mois suivant

En second lieu, recherchez toutes les créances recues dans le mois suivant. Pour trouver les charges à payer qui auraient pu être manquées à la fin de la période, examinez toutes les factures reçues au cours de la période suivante et déterminez quand les dépenses ont été engagées.

Par exemple, si la fin de la période que vous rapprochez est décembre et que vous recherchez dans toutes les factures de janvier et en trouvez une pour les fournitures de bureau expédiées en décembre, ce montant doit être comptabilisé à la fin de décembre. Ajoutez toutes les charges à payer supplémentaires au solde actuel.

Comparez l’année actuelle à l’année précédente

Dernière étape du lettrage, il y a certaines dépenses que vous pourriez ne pas être facturées en temps opportun et que vous auriez pu manquer. Comparez les charges à payer de la période actuelle à l'année précédente pour évaluer s'il y a des éléments accumulés pour l'année dernière que vous avez peut-être manqués cette année.

Par exemple, un fournisseur de “papeterie” peut vous apporter des fournitures mensuelles, mais vous facturer uniquement tous les trimestres. Si vous avez accumulé un montant pour de la “papeterie” l'année dernière, vous pouvez déterminer si vous avez reçu de la “papeterie” cette année pour lequel vous n'avez pas encore été facturé.

Les factures non lettrées

Il est possible de sortir uniquement les factures non-lettrés pour un fournisseur ou un client. Pour les créances clients non lettrées, il est nécessaire de déterminer si le délai de paiement accordé est dépassé. Dans ce cas, il faut activer les procédures de recouvrement.

Coté fournisseurs, il faut éviter de dépasser la date d'échéance. Dans le cas du dépassement, il est nécessaire de régler le fournisseur très rapidement.

Pourquoi utiliser une solution de rapprochement automatique des comptes ?

En règle générale, la gestion des paiements entrants est un processus très manuel, qui est coûteux et nécessite beaucoup de temps et d'efforts. La gestion manuelle entraîne des retards dans le processus de rapprochement, ce qui signifie à son tour qu'il reste beaucoup d'argent inutilisé dans les organisations.

C'est simple: une comptabilisation plus rapide rend l'argent disponible plus rapidement pour une utilisation efficace. Le fait de disposer d'une somme importante non allouée rend également difficille l'identification des créances ouvertes en souffrance et celles qui ont déjà été réglées par le client, mais non encore affectées.

Grâce à un rapprochement plus efficace, une entreprise peut éviter d'envoyer des lettres de rappel inutiles et des relances. Donc, dans l'ensemble une solution logiciel, peut apporter des avantages considérables aux organisations avec cette nouvelle solution.

Lettrage et affacturage

Dans le cadre d'un contrat de factoring, le factor suit les comptes clients de l’entreprise en utilisant le lettrage pour rapprocher le règlement des créances avec les factures financées.

Cette opération de lettrage est généralement effectuée en interne par les équipes des sociétés d'affacturage. Il permet de déterminer les encours échus des affacturés et de contrôler d'éventuelles anomalies ou fraudes dans la remise des créances.