En France, le délai de paiement est en principe de 30 jours après la réception de la marchandise ou la prestation de services. Toutefois, s'il est spécifié dans le contrat, cette prorogation peut dépasser 30 jours, mais pas plus de 60 jours (ou 45 jours en fin de mois) après l'émission de la facture. Si ces temps ne sont pas respectés, des pénalités de retard seront annoncées.

L'impayé est constaté à partir de la date d’échéance prévue sur la créance. En France, 25% des faillites des entreprises sont dues aux conséquences des factures non-réglées.

Qu’est-ce que le défaut de paiement ?

Le défaut de paiement est le fait de ne pas rembourser une dette. Un manquement de règlement peut survenir lorsqu'une entreprise n'est pas en mesure d'effectuer des remboursements en temps voulu ou évite ou arrête d'effectuer des versements.

Les sociétés peuvent être dans cet état s'ils ne peuvent pas honorer leurs obligations en matière de dette. Les dangers de défaillance sont souvent calculés longtemps à l'avance par les créanciers.

Définition d'un défaut de paiement

Pour se prémunir contre le risque d'impayé, les entreprises peuvent souscrire des garanties spécifiques comme l'assurance-crédit. Dans un environnement économique difficile ou lorsque vos marges sont faibles, il est primordial de réduire les pertes à cause d'un défaut de paiement.

Comment prévenir les défauts de paiement des clients

Le défaut de paiement constitue un véritable cauchemar pour toutes les activités. Le non-règlement d’une facture, même avec un montant relativement moins important, occasionne des impacts négatifs sur la trésorerie de l’entreprise. De ce fait, il est indispensable de prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les risques d'impayés, bien que cela ne soit pas toujours aussi facile qu’il n’y parait.

Tenir compte des risques de crédit accordés au client

Le fait d’accorder à un client la possibilité de payer à une date ultérieure les biens ou services qu’il a achetés est un processus courant dans le monde du commerce. Cependant, cette façon de faire représente un risque potentiel sur la trésorerie de l’entreprise créditeur. Une menace élevée sur un crédit accroit la probabilité d’un retard de paiement ou, au pire, un défaut de règlement de la part de l'acheteur. Or, une manquement de versement a un impact significatif sur la performance financière de la structure. De ce fait, il est nécessaire de prendre en considération le niveau de danger de chaque acquéreur avant l’octroi d’un crédit. Les différents modèles d’analyses de menace permettent de déterminer la probabilité de défaillance d’un client. Dans ces analyses de risque, l’entreprise doit prêter une attention particulière sur certains indicateurs, tels que :

  • le ratio de liquidité .
  • le délai de règlement moyen accordé au consommateur.
  • le taux de retard de paiement.
  • le pourcentage d’impayés.

Déterminer la solvabilité du client

Le crédit client comporte toujours des risques financiers, notamment les défauts de paiement. La première ligne de défense pour prévenir ces menaces est de connaître le niveau de santé financier de l'acheteur bénéficiaire du prêt. L’analyse de la solvabilité d’un société cliente repose en grande partie sur l’analyse de son état et son historique de crédit. La consultation des archives publiques est une option possible pour obtenir certaines informations pertinentes comme le chiffre d’affaires, les activités de recouvrement, les décisions judiciaires, etc. L’analyse de ces renseignements offre un premier aperçu sur l’image globale sur la situation financière de l'établissement commercial. Pour apprécier davantage si le client est y solvable, il est essentiel de tenir compte d’autres indications, telles que :

  • Le ratio de solvabilité .
  • La cote de crédit.
  • La cote de paiement .
  • La rentabilité.
  • La rentabilité économique.
  • La profitabilité nette.
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Bon à savoir Avant d'accepter l'activité d'un nouveau client, effectuez des contrôles de "diligence raisonnable" pour évaluer le risque de défaut de paiement de ce dernier. Vous pouvez utiliser des ressources en ligne pour vous procurer une copie des comptes, si l'acheteur est une société à responsabilité limitée. Vous pouvez également obtenir des rapports de solvabilité sur l'entité commerciale. Outre les derniers documents financiers, ces rapports donnent des détails sur les administrateurs, les hypothèques et les jugements du tribunal de comté pour non-paiement de dettes. Méfiez-vous des sociétés nouvellement constituées pour lesquelles aucune information financière n'est disponible. Recherchez également en ligne les critiques ou les articles de presse qui suggèrent que le client peut présenter un risque élevé. Surveillez vos acheteurs existants pour déceler tout ralentissement de leur activité qui pourrait les mettre en difficulté pour payer vos factures. Passez en revue leur statut de crédit tous les six mois et surveillez les informations concernant un ralentissement de leur secteur d'activité qui pourrait les affecter.

Être rigoureux dans la gestion de crédit

Une mauvaise gestion de crédit expose l’entreprise à des risques potentiels, notamment les créances irrécouvrables et le défaut de paiement. Une gestion rigoureuse permet d’avoir un recouvrement efficace et maintenir des flux de trésorerie solides. De ce fait, il est essentiel de minimiser ces dangers. Pour ce faire, la structure doit élaborer des stratégies et des techniques appropriées. Comme stratégies, la TPE ou PME peut :

  • Définir des critères pertinents de solvabilité (historique de prêt, cote de solidité financière, réputation, états de flux de trésorerie, ratio de santé de l'entité, ratio de liquidité, ratio de garantie, état financier, etc).
  • Fixer des limites de crédit raisonnables en fonction du risque de paiement.
  • Catégoriser les entreprises en corrélation de leur niveau de scoring.
  • Appliquer différents taux d’intérêt en suivant les variations de la capacité de remboursement du débiteur.
  • Solliciter des garanties aux clients à risque.
  • Intégrer des clauses restrictives dans les contrats.
  • Fixer un délai de recouvrement raisonnable.
  • Mettre en oeuvre un système d’automatisation des relances de remboursement en cas de retard de règlement de la part des acheteurs.
  • Mise en place d’un système de suivi efficace pour les créances douteuses et irrécouvrables.

Convenez avec chaque client de conditions de paiement écrites et signées par lui, indiquant la date limite pour régler et, en cas de virement échelonné, le jour limite et le montant de versement. Il sera ainsi plus facile de poursuivre les virements en retard, sans se laisser distraire par des discussions sur le caractère "tardif" de l'acquittement des factures. Indiquez également le taux d'intérêt qui s'appliquera aux transferts tardifs.

Dans la mesure du possible, demandez un remboursement anticipé. Si cela n'est pas possible, demandez un acompte et convenez d'une échéance pour le règlement du solde. Ne commencez à travailler pour le client que lorsque l'avance ou l'acompte a été encaissé et que l'argent est sur votre compte.

Variez vos conditions de paiement en fonction de l'acquéreur. Pour un nouveau prospect identifié comme présentant une menace élevée, fixez une limite de crédit basse et un délai de virement court. Pour un consommateur de longue date ayant de bons antécédents de versement, ou un acheteur à faible risque, vous pouvez proposer une limite de prêt plus élevée et un temps pour rembourser plus long.

Envoyez des factures mensuelles ou hebdomadaires, afin que vous et le client puissiez garder un œil sur les frais. Facilitez le règlement des prospects en indiquant vos coordonnées bancaires sur chaque facturation et rappel, et en offrant la possibilité de payer par prélèvement automatique et en ligne. Mettez un lien sur la page d'accueil de votre site web vers un écran pour régler les achats, afin que les clients puissent le trouver facilement et régler rapidement. Si vous ajoutez des intérêts à une créance en retard, envoyez un courrier indiquant la somme révisée.

Essayez d'établir une bonne relation de travail avec les personnes de l'entreprise cliente, ainsi que des canaux de communication efficaces. Il devrait ainsi être plus facile pour les deux parties d'aborder le sujet du paiement et d'aplanir les difficultés avant qu'elles ne s'aggravent.

Veillez à mettre en place des procédures rigoureuses de contrôle du crédit. Investissez dans un logiciel de comptabilité qui vous permet de voir d'un coup d'œil qui vous doit de l'argent, quand il est dû et s'il paie. Tenez vos comptes à jour et, si vous en avez les moyens, employez un contrôleur financier pour suivre les factures impayées et en assurer le suivi.

Dans tous les cas, prenez rapidement des mesures pour recouvrer les sommes dues. Selon la nature et la taille de votre entreprise, il peut être économique de confier le recouvrement de vos créances à une société spécialisée ou à des avocats qui proposent un service de récupération des facturations non payées.

Comment faire face aux défauts de paiement ?

Les défauts de paiement entrainent généralement des défaillances de trésorerie en cas d’absence de mesures adaptées. Cependant, même si les carences de versement peuvent mettre à mal les liquidités de l’entreprise, il existe une multitude de solutions envisageables pour y remédier. Dans un premier temps, la structure peut opter pour des procédures à l’amiable avec le débiteur par le biais d’une ou plusieurs relances. D’une part, ce dispositif vise à inciter le client à payer ses dettes. D’autre part, elle permet de maintenir une bonne entente avec l'entité commerciale défaillante. D’autres dispositifs comme le recours aux services de professionnels du recouvrement de créances, la souscription à une assurance pour les crédits insolvables, le financement des factures et l’affacturage sont également pertinents pour faire face aux impayés.

Relancer les clients sur les factures impayées

Un retard de règlement de la part du client ne signifie pas forcément un défaut de paiement. Une fois qu’un ajournement de virement est constaté, il est nécessaire de réagir rapidement. La première étape consiste à effectuer une relance téléphonique ou par courrier électronique auprès de l'acheteur, notamment sur la lenteur pour payer et les éventuels intérêts de délai de versement. Souvent, cette étape suffit à inciter le consommateur à régler ses factures. Dans le cas de non-manifestation de l'acquéreur, l’entreprise peut envisager l’envoi d’une lettre de mise en demeure auprès de son client défectueux. Cette étape est indispensable si le débiteur si la structure prévoit d’engager une procédure judiciaire afin de récupérer son dû.

Faire appel à un service de recouvrement de créance

Dans le cas où ni la lettre de relance ni la lettre de mise en demeure ne s’avère fructueuse pour obtenir le remboursement de la part du client, il est préférable de faire appel à un professionnel du recouvrement de créances. Les agences spécialisées disposent des ressources nécessaires et de l’expertise pour récupérer les dus auprès des acheteurs en situation de défauts de paiement. En tant que spécialistes qualifiés dans la récupération de factures non réglées, ces sociétés maîtrisent les meilleures techniques pour contraindre légalement les clients défectueux à honorer leurs dettes. D’autre part, le délai pour recouvrer des impayés devient plus court avec l’aide des professionnels du recouvrement, car ces derniers connaissent tous les rouages du métier.

L’affacturage et le financement d’une facture

Les solutions telles que l’affacturage et le financement d’une facture sont idéaux en cas de défaillance des clients, car elles permettent de transformer les ventes impayées en liquidité immédiatement. Ces deux dispositifs présentent des similitudes, mais aussi quelques différences. L’affacturage permet d’obtenir de l'argent en fonction de la valeur totale des créances qui ne sont pas encore réglées. Avec le financement d’une créance, l’entreprise créditeur peut choisir la facturation avec laquelle elle souhaite retirer du cash.

Souscrire à une assurance-crédit

En cas de défaillance de paiement de la part du client, autrement dit un défaut de règlement, la garantie impayée permet de couvrir les pertes potentielles. Les assureurs crédit proposent différentes gammes de services adaptées selon les besoins des entreprises. Ces assurances pour les factures peuvent couvrir jusqu’à 95% de la valeur de la vente. Les professionnels qui proposent des solutions d’assurance-crédit mettent tout en œuvre pour mettre en place des conditions plus souples.

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