Négociation du contrat d'affacturage

Si vous avez entendu parler des avantages de l'affacturage, vous serez peut-être enthousiasmé par la perspective de voir vos factures payées plus tôt et d'éviter certaines des tâches comme la gestion des relances clients. Certains dirigeants d’entreprises sont tellement impatients de commencer le processus de factoring qu’ils négligent de regarder un document essentiel : le contrat d’affacturage.

Le document contractuel de factoring est essentiellement un accord à long terme entre votre société et l'établissement financier. Chaque accord comporte certaines conditions qui peuvent varier légèrement en fonction de l'affactureur avec laquelle vous travaillez.

Plus précisément, cet accord est un contrat financier qui décrit les coûts et les conditions de l'affacturage des créances pour votre entreprise, comme les frais qui seront facturés et leur montant.

Comme ce document porte sur votre argent, vous devez le comprendre parfaitement avant de vous engager.

Les erreurs à éviter :

• Ne pas tout lire : un contrat d'affacturage n'est pas le document le plus passionnant à lire, mais il est important de lire et de comprendre chaque détail. Et non, l'écrémage ne compte pas. Il peut même être avantageux de faire lire le document par un partenaire de confiance pour s'assurer que vous ne passez pas à côté de détails importants. Assurez-vous que vous recherchez spécifiquement tout type de frais supplémentaires et n'oubliez pas de demander au factor pourquoi ils font partie du contrat.
• Ne pas comprendre les exigences : de nombreuses conventions d'affacturage prévoient un minimum mensuel. Si vous en avez un, assurez-vous de connaître son montant, car vous pourriez être pénalisé si vous ne respectez pas les termes du contrat. En plus des minimums, sachez quelles sont les pénalités si vous ne respectez pas certaines conditions.
• Ne pas savoir comment les affactureurs interagissent avec les clients : comme le factor avec lequel vous travaillez sera chargé de recouvrer les paiements de vos clients, vous voudrez comprendre comment elle s'y prend. Que fait la société d'affacturage si un client est en retard de paiement ? Comment assure-t-il le suivi ? Ces questions sont importantes, car elles impactent fortement sur la trésorerie de votre entreprise.

Existe-t-il des différences ? Non, tous les factors ne se valent pas !

Chacun a sa particularité, sa spécificité. Tous n’interviennent pas sur la même taille de remise de factures. Tous les affactureurs n’interviennent pas sur les mêmes zones France ou Exports.

Les profils d’interventions suivants les secteurs d’activités sont prépondérants : BTP, Agro, Industrie, Services. Suivant les tailles d’entreprise (TPE, PME, PMI, Association, ETI, Grand compte) et suivant le mode de facturation (situation de travaux,facturation cadencée).

Mais aussi l’attente et le besoin de l'affacturé : affacturage en mode confidentiel, classique, demande ponctuelle, déconsolidant, reverse factoring.

Non, le prix n’est pas tout, et certainement pas le seul élément pour déterminer la meilleure offre. Le service de gestion, la qualité de l’interface, la localisation des interlocuteurs nationaux, voire régionaux, l’élaboration de la solution proposée.

Et techniquement le niveau du fonds de garantie, l’indice du taux bancaire, les options présentées.

Plus vous aurez de poids dans votre dossier, plus les taux et les conditions de la convention de factoring que vous proposera le factor seront plus bas et plus avantageux. C'est logique, car l'affactureur s'engage moins sur les risques encourus.

En affacturage, vous pouvez négocier avant la signature et durant la vie du contrat : surtout avant son renouvellement pour l'année suivante !

Les points très importants à ne pas oublier dans votre négociation : le montant minimum annuel de commission (MAP), la commission de financement, la commission de factoring, les demandes de garanties, le compte de réserve, le fonds de garantie, les frais de dossiers et la durée de la police. Pour vous aider dans votre tractation avec votre factor, nous vous conseillons de faire appel à un courtier en affacturage comme Altassura ou d'utiliser notre comparateur pour comparer les solutions d'affacturage et ainsi pour avoir plus de poids dans vos discussions avec l'affactureur.

En fonction du niveau de votre convention avec un affactureur, vous trouverez les informations suivantes à intégrer dans votre négociation :

Ventes de créances

Cette section comprendra des informations sur la convention que vous avez conclue avec la société d’affacturage concernant les créances à inclure dans le protocole. Vous devez faire attention à cette section afin de comprendre ce que vous acceptez. Par exemple, si vous avez accepté uniquement certaines factures, vous ne souhaitez pas que cette section soit une vente «globale» de comptes.

Approbations de crédit et retraits

Cette partie du contrat indiquera ce que la société attend de vous en termes de documentation à l'appui d'une facture. L'affactureur peut également avoir des exigences spécifiques que vous devez remplir si vous souhaitez modifier les conditions offertes à une société pour laquelle vous facturer.

Affectations de facturation

Cette section précisera comment vous allez gérer le paiement des factures que vous avez affectées au Factor. La mention doit être indiquée sur le document adressé au client pour indiquer qu'il doit effectuer le paiement dans une boîte postale contrôlée par l'affactureur.

Frais et commissions

Il peut y avoir une ou plusieurs sections dans la convention qui expliquent quels coûts et commissions sont dus à l'établissement financier. Avant de signer la convention d’affacturage, assurez-vous de bien comprendre tous les frais et commissions impliqués. Vous pouvez négocier les tarifications dans certains cas.

Information préalable

Vos documents contractuels doivent spécifier le montant de l’avance sur les factures. Il peut y avoir différents montants pour les niveaux de crédit de clients spécifiques et il peut également y avoir un maximum que vous pouvez être autorisé à avoir à tout moment.

Cette partie du protocole doit être examinée attentivement pour vous assurer de bien comprendre les limites de l’avance accordée par le factor.

Garanties et Représentations

Vous devrez reconnaître que votre société est dûment autorisée à exercer des activités commerciales que vous êtes suffisamment solvable pour conclure un contrat et que les factures que vous remettez à la banque sont des dettes légitimement dues à votre société.

La société d’affacturage apportera des garanties similaires quant à leur solvabilité et à l’autorisation de conclure un engagement avec vous.

Défaut et résiliation de l'accord

Cette section de l'accord décrit les cas dans lesquels votre engagement peut être résilié, les événements susceptibles d’entraîner la défaillance de votre mandat et les avis requis pour informer l'affactureur de votre intention de résilier votre engagement. Ceci est généralement effectué uniquement lorsqu'un engagement à long terme est nécessaire et peut ne pas être inclus dans les contrats d'affacturage au comptant.

Intérêt sur les créances

Le document précisera le pourcentage, le taux d'intérêt du Factor dans vos créances. Cette section vous interdira de facturer les mêmes facturations avec une autre société ou d'utiliser les mêmes créances en tant que sûreté dans tout autre type de contrat de prêt.

Conclusion des accords d'affacturage

Chaque fois qu'une entreprise décide d'emprunter sur des nouveaux prospects, la qualité de ses factures a une influence sur le contrat. Celui-ci sera spécifique à l'accord que vous concluez avec le banquier, y compris la durée de votre engagement, les frais qui sont payés et ce qui se produira si votre client fait défaut sur le paiement d'une vente. Assurez-vous de comprendre les termes et conditions que vous acceptez.

Tous les contrats d’affacturage, présentent une retenue de garantie fixée au moment de la négociation, et établi suivant chaque profil , et une estimation des risques que va supporter le factor.

Le fonds sera constitué sur les premiers financements de factures, une fois qu'il est constitué, les factures suivantes seront financées à 100%.

Il peut varier de 5 à 20%. Le fonds de garantie servira de contre garantie pour le Factor, il ne porte pas intérêt, et vous est restitué en fin de contrat.

Par exemple, serez-vous tenu pour responsable dans l'éventualité où vos clients seraient en retard sur leurs paiements ? Si tel est le cas, vous pouvez demander une option d’affacturage sans recours qui vous dégage de toute responsabilité dans ce cas. Une autre question peut concerner le nombre de factures que vous devrez facturer chaque mois. Si votre factor exige que vous respectiez un certain seuil de facturation, assurez-vous que votre entreprise génère suffisamment de ventes pour vous permettre de respecter ces conditions. Avant de signer votre contrat, prenez le temps de vous familiariser avec ces éléments essentiels de vos conditions.

Enfin nous faisons la différence entre une proposition et l’accord d’affacturage.

En général il est demandé une caution personnelle, symbolique, car celle-ci est rarement utilisée. L’objectif étant de la faire jouer, lors de manquements du dirigeant, fausses factures, malversation,...etc.

Altassura vous informe et vous conseil dans la demande et formulation de cette caution.

De la même manière que commencer un engagement, recevoir une proposition d'affacturage peut susciter un grand enthousiasme quant aux possibilités. En outre, comme dans le cas précédent, rien ne garantit que la relation se concrétisera. Après la conversation introductive, de nombreux affactureurs vous enverront une proposition décrivant leur offre.

La proposition comprendra:

• Taux d'affacturage : pourcentage pour chaque vente financé par le factor.
• Taux de financement : suivant le mode de calcul, il peut être précompté ou postcompté. Il est préférable d'avoir un taux post-compté pour ne payer que les coûts réels.
• Taux d’avance d’affacturage et de réserve : le pourcentage de chaque cession financé et le montant conservé en réserve jusqu’au paiement de la vente. Par exemple: avance entre 80% à 95%, retenue de Garantie entre 5% et 20%.
• Frais supplémentaires, tels que : inscription, coûts administratifs, tarification de tenue de compte.
• Portage de la facture, en cas de retard de paiement, la créance peut être portée par l'affactureur.
• Période de recours : correspond au temps pendant lequel une facturation reste ouverte avant que la société de factoring ne nécessite un rachat.

Il est important de bien négocier la durée de portage, car en cas de non-paiement, cela évite que le factor définance et débite le montant de l'avance effectuée. Cette durée peut être négociée jusqu’à 90 jours après la date d'échéance. Vérifier aussi que le taux de financement reste identique avant et après l’échéance de paiement.

Si votre Factor propose un affacturage sans recours, cela sera indiqué dans la proposition.

Une proposition est la première étape dans la négociation et vers la consolidation de votre relation d’affacturage. Il constitue un aperçu des informations que vous pouvez attendre du contrat de factoring à couvrir. Avant de signer et de retourner la proposition, ou d'indiquer l'acceptation de ses termes, lisez-la attentivement et demandez des éclaircissements sur les points incompréhensibles. Vous pouvez aussi en profiter pour les renégocier.

Si votre relation avec l'établissement financier comprend une durée contractuelle, il y aura également des dispositions couvrant la durée de la durée, le processus de renouvellement (qui peut être un renouvellement automatique sauf si vous mettez spécifiquement fin à votre engagement), votre responsabilité de notifier l'affactureur de résiliation et les frais pour résiliation anticipée.

Les pièces du document doivent être formatées de manière à ce que les sections et les dispositions soient claires et faciles à trouver. Comparez les conditions énumérées dans le protocole avec votre copie de la proposition initiale, ainsi qu'avec tous les détails mis à jour que vous pourriez avoir lors de conversations avec le factor.

Vous devrez retourner au moins une copie signée de l'accord d'affacturage et vous devrez peut-être authentifier votre signature.

En règle générale, une fois que vous avez commencé à remettre au banquier, vous recevrez une copie de l'accord contre-signée pour vos dossiers. Comme pour tout document juridique, lisez attentivement la proposition et le contrat d’affacturage avant de les signer. Les protocoles entre les affactureurs varient et votre attention veillera à ce que toutes les parties à l'accord soient sur la même longueur d'onde quant à la manière dont votre relation d'affacturation va se dérouler sans heurts.

Le Factor va vous aider à gérer les fluctuations brutales du flux de trésorerie en vous fournissant votre argent maintenant; sans plus attendre 30, 45 ou 60 jours. Vos fournisseurs sont payés rapidement, de sorte que vous puissiez négocier les meilleurs prix.

Dans de nombreux cas, la possibilité de prendre des remises et d’obtenir une meilleure tarification des matériaux viendra compenser le coût de l’affacturage.

Sachez que la différence entre le financement avec l'affacturage et un emprunt bancaire réside dans le fait que vous utilisez la ligne de crédit de votre client comme levier et non la vôtre. Un prêt bancaire est basé uniquement sur vos actifs et votre capacité à rembourser le prêt. Lorsque vous tenez compte de votre potentiel de croissance, celui-ci est basé sur votre clientèle solvable et il est pratiquement illimité. Plus vous vendez a des acheteurs dignes de crédit, plus votre ligne de crédit devient élevée.

Avec le factoring, le fournisseur accroît les affaires, améliore les relations avec les créanciers et se concentre sur la création de revenus, et non sur leur perception. Il a été développé pour fournir un fonds de roulement aux entrepreneurs afin qu'ils puissent exécuter correctement leurs tâches et missions.

Afin de garantir le succès des solutions d’affacturage, Altassura travaille avec des partenaires en investissement qui comprennent les différents secteurs d’activités. Nous pouvons vous accompagner dans la négociation de votre contrat, suivre et surveiller vos factures et agir comme votre avocat. De cette manière, nous pouvons organiser le financement de projet pour vous et faciliter votre mise en conformité avec votre financement. Nos partenaires financeront votre projet et vos paiements leur seront versés directement.

En collaboration avec nos partenaires en investissement et agents de paiement, nous proposons un programme complet qui finance votre projet et vous aide à gérer votre trésorerie pour le bénéfice de votre entreprise. L'affacturage vous aide à gérer financièrement votre projet en effectuant tous les paiements aux fournisseurs, aux sous-traitants et à la paie en votre nom. Tous les flux de trésorerie liés au travail, y compris le prêt et les paiements de votre client, sont gérés par le factor. Cela vous libère d'une grande partie du fardeau financier lié au projet et garantit que tous les paiements nécessaires sont effectués à temps pour éviter les problèmes de privilèges ou d’incidents de paiement auprès des fournisseurs, les défauts de remboursement des prêts, etc. Certaines caractéristiques et certains avantages du contrat peuvent inclure la surveillance et le suivi de vos factures.

Le banquier de l’entreprise n’a pas forcément la technicité ni la connaissance de ces techniques. Dans la pratique il devrait vous présenter sa filiale affactureur dépendant de son groupe bancaire, deux inconvénients, le relais est parfois long en interne, et il ne présente qu’une alternative !

Altassura répond à ces deux écueils. Les services proposés par la banque et le factor paraissent similaires. Toutefois, recourir à une solution d’affacturage sécurise vos créances, ce que ne fait pas la banque qui, dans le cadre d’une facilité de caisse, ne prend pas en charge le risque de défaut de paiement de vos clients.

Décharger la banque du financement adossé au poste clients a pour avantage d’ouvrir le champ des possibilités de financement par votre banque de vos autres projets. Ainsi, vous sécurisez votre activité en diversifiant vos sources de financement.

Non, le factoring est déjà à la base une émanation Bancaire servant d’alternative au découvert, Dailly, escompte. L'impact de l’affacturage sera bénéfique pour l’entreprise et donc pour ses comptes bancaires, tout ce qui vient soutenir la trésorerie est positif !

Altassura vous conseille de suivre l’adage “ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier “ et donc de prendre un factor indépendant de votre Banque.

Le principe de globalité dans un contrat d'affacturage revêt une importance significative, impliquant que l'adhérent s'engage à céder au factor l'intégralité de ses créances envers ses clients. Cette clause de globalité va au-delà de la simple cession de certaines factures ou clients, exigeant la transmission de l'ensemble de la facturation de l'entreprise.

Cette obligation, inhérente à l'opération d'affacturage, garantit un équilibre adéquat dans le processus. Contrairement aux contrats forfaitaires ou ponctuels qui permettent le financement d'un seul client ou d'une seule facture, la clause de globalité est présente dans les contrats courants d'affacturage, assurant ainsi la cohérence de l'opération.

La clause d'exclusivité, stipulant que le client ne peut conclure de contrat d'affacturage avec un autre factor sans accord préalable, complète ce dispositif. Elle assure une exclusivité de financement du poste clients au factor, préservant ainsi la qualité des créances et évitant les risques potentiels liés à la sélection.

En l'absence de cette clause, le factor pourrait se retrouver à financer uniquement des créances douteuses ou litigieuses, soulignant ainsi l'importance stratégique de la clause de globalité dans les contrats d'affacturage.