Définition du KBIS

L'extrait Kbis est un document officiel qui permet d’attester l'existence d'une entreprise. Ce justificatif est une pièce administrative qui contient toutes les informations de la société, son activité, ses organes, ses dirigeants, ses administrateurs, ses commissaires aux comptes et si une procédure collective est engagée à son encontre.

Lorsque vous créez votre structure, vous recevez un certificat de constitution KBIS. Celui-ci peut être électronique ou vous pouvez choisir d'en faire imprimer un original officiel que vous pourrez encadrer et accrocher dans vos locaux. Cela servira à montrer que votre compagnie est correctement et légalement constituée.

Ce certificat d'incorporation est un justificatif juridique qui montre que vous avez formé et enregistré votre société anonyme auprès du registre du commerce. Ceci est conforme à la loi sur les établissements commerciaux. Il s'agit essentiellement de l'acte de naissance de votre entreprise.

Il indique le nom de votre entité, son numéro d'enregistrement et la date à laquelle elle a été constituée. Il affiche également le type de structure que vous avez créée et l'endroit où se trouve votre siège social sur le territoire Français.

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel, votre Kbis est l'un des justificatifs importants que vous devez emporter avec vous. Il atteste que votre entreprise a été créée correctement. Il montre également qu'elle est une entité juridique à part entière et qu'elle est inscrite au registre public des sociétés.

Les banques doivent se conformer à des règles et règlements stricts. Celles-ci portent notamment sur le blanchiment d'argent. Cela signifie qu'elles doivent effectuer un certain nombre de contrôles avant de pouvoir ouvrir un nouveau compte bancaire de société. C'est pourquoi vous devrez vous munir d'une pièce d'identité. Vous aurez également besoin des éléments relatifs à la création de votre entreprise. Outre votre certificat de constitution, ces papiers comprennent votre acte constitutif et vos statuts (qui énumèrent les directeurs de votre établissement commercial et leurs responsabilités) ainsi que les certificats d'actions qui ont été émis.

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

Chaque société commerciale doit fournir un extrait de K ou Kbis pour toute démarche administrative. Ce document vous permet de prouver que votre inscription au registre du commerce (RCS) est valable et de certifier votre identité légale. C’est la carte de la structure, elle représente l'état civil à jour de l'activité. Des extraits de K ou Kbis peuvent être obtenus gratuitement auprès de l'administrateur de la société ou payés par le tribunal de commerce. Les informations contenues dans les extraits K ou Kbis sont publics, donc n'importe qui peut en faire la demande.

Par ailleurs, pour obtenir des services auprès des établissements financier comme les banques, factors, assureur crédit, cautionneur vous devez fournir un Kbis parmi les documents exigés.

Il existe aussi d'autres situations où l’acte authentique est demandé. Vous devrez également fournir votre certificat de constitution dans les cas suivants :

pour répondre à un appel d'offres public ;
ouverture de compte bancaire ou pour débloquer des fonds ;
acquisition de matériels professionnels auprès de certains fournisseurs ;
l'achat ou la location de biens immobiliers au nom de votre société ;
demander des subventions, des licences et des permis d'exploitation ;
l'ouverture de comptes auprès de fournisseurs et de prestataires de services ;
rechercher des investissements auprès de tiers, par exemple en faisant venir de nouveaux actionnaires ;
la restructuration de la vente de votre entreprise ;
pour demander une aide financière à la création ou à la reprise d'une société avec Pôle Emploi.

En cas de fermeture de votre activité ou de radiation, il est nécessaire de présenter un Kbis pour justifier que l’entreprise est radié.

Pourquoi imprimer ou envoyer son Kbis ?

L'impression d'un extrait Kbis est souvent nécessaire dans le cadre de la gestion administrative d'une entreprise. Voici quelques raisons courantes pour lesquelles une société peut avoir besoin d'imprimer son extrait Kbis :

Justificatif d'existence légale : le Kbis est un document officiel qui atteste l'immatriculation d'une activité professionnelle. Il contient des informations essentielles telles que la dénomination sociale, l'adresse du siège social, le numéro d'identification, la forme juridique, etc. L'impression du Kbis est souvent requise lors de diverses démarches administratives, notamment pour établir des contrats, obtenir des financements ou participer à des appels d'offres.
Obligations légales : en France, par exemple, les entreprises sont tenues de mettre à jour leur extrait Kbis et de le présenter lors de certaines situations légales, comme des contrôles fiscaux ou des inspections.
Relations avec des partenaires commerciaux : les fournisseurs, les clients ou institutions financières peuvent demander une copie du Kbis pour vérifier la légitimité de l'entreprise avec laquelle ils envisagent de faire des affaires.
Demandes de subventions ou de prêts : lorsqu'une entreprise sollicite des subventions publiques ou des crédits auprès d'institutions financières, elle peut être tenue de fournir une copie récente de son Kbis.
Participation à des événements professionnels : pour participer à des salons, des foires, des concours ou d'autres action de communication afin de promouvoir la société, ses valeurs et son image. , les organisateurs peuvent exiger la présentation d'un extrait Kbis comme preuve de la légitimité de l'entreprise.

Bien évidemment l'extrait Kbis peut être obtenu électroniquement via des services en ligne, ce qui évite parfois la nécessité d'une impression physique. Cependant, certaines situations peuvent encore exiger une copie imprimée du KBIS, d'où l'intérêt de conserver une version papier à jour de ce document important.

Qui peut demander ce document ?

Tout le monde est en droit de demander un exemplaire d’extrait kbis même les personnes extérieures à l’activité. Cependant, seul les dirigeants peuvent obtenir gratuitement le KBIS de leurs entreprises sur le site www.monidenum.fr et ainsi avoir autant de copie que nécessaire pour leurs sociétés.

Comment obtenir un Kbis ?

Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. la demande est payante et facturée.

Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Comment obtenir un Kbis gratuit ?

Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation. Auparavant, l'obtention d'un K-bis était payante et impliquait des démarches obligatoires auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, soit en personne au guichet, par voie postale, ou en ligne sur le site infogreffe.

Cependant, depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique. Sur le portail, il est maintenant posssible d'obtenir un Kbis gratuit de moins de 3 mois en 1 clic.

Bon à savoir : le site www.monidenum.fr offre à tous dirigeants d'entreprises immatriculées en France au Registre du Commerce et des Sociétés un accès en ligne gratuit et illimité à leur Kbis numérique. L’espace online sécurisé permet d’obtenir l’extrait KBIS gratuitement. C’est le seul site officiel.

Pour cela, vous devez activer votre identité numérique. Chaque dirigeant de la société peut accéder au site en ligne dédié lié aux archives juridiques conservées par le greffier du tribunal de commerce. Après avoir soumis une copie de pièce d'identité, le dirigeant de l'établissement commercial obtiendra gratuitement son certificat numérique personnelle, lui permettant de revendiquer automatiquement ses droits auprès de ses entreprises.

Les étapes à suivre pour demander votre KBIS gratuit:

Visiter le site www.monidenum.fr
Saisissez les renseignements relatifs à vos coordonnées
Transmettez une copie de votre pièce d’identité (votre carte nationale (CNI) ou votre passeport ou votre titre de séjour)
Définissez un mot de passe
Vous pouvez désormais récupérer gratuitement votre extrait Kbis : cliquer sur le bouton de téléchargement à côté de votre société.

Cependant, il n'est pas possible si vous n'êtes pas le dirigeant de demander l’extrait Kbis pour une autre structure via le portail internet.

Quelle est la durée de validité de l'extrait KBIS ?

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois. La date se trouve en haut du document.

Quelles sont les informations inscrites sur le Kbis ?

L'extrait Kbis comporte une série d'information sur l'entreprise :

Sur l'entête du document, on retrouve le nom et le lieu du Greffe du Tribunal de commerce où l'acte a été enregistré par une personne morale ou physique ainsi que le Numéro de gestion et le code de vérification ainsi que le QRcode pour vérifier la validité de l'extrait.

Puis, l'immatriculation de la société :

Identification de la personne morale :

Immatriculation au RCS, numéro (les n° de l’entreprise : SIREN et SIRET). Tout activité doit être sirenée par l'INSEE. L'identifiant est unique et composé de 9 chiffres.
Date d'enregistrement
Transfert du
Dénomination ou raison sociale
Forme juridique : entreprise individuelle, EIRL, EURL, SARL, SA, SAS, SASU, SCOP, SCA, SCS et société en nom collectif (SNC).
Capital social : montant apporté par les associés
Adresse du siège : coornumérodonnées de la structure.
Domiciliation en commun :
Nom ou dénomination du domiciliataire :
Immatriculation au RCS, numéro :
Durée de la personne morale : elle est déterminée par les associés au début de l'activité et ne pas dépasser plus de 99 ans.
Date de clôture de l’exercice social :

Gestion, Direction, Administration, Contrôle, Associés ou membre :

Gérant : Nom, prénom, Date et lieu de naissance, Nationalité, Domicile personnel

Renseignements relatifs à l’activité et à l’établissement principal :

l’adresse du siège ou de la société.
Nom commercial.
Enseigne (sigle) : il est constitué des premières lettres ou syllabes de mots de la dénomination sociale.
Activité(s) exercée(s).
Date de commencement de la structure.
Origine des fonds.
Mode d’exploitation.
Observations et renseignements complémentaires.

Quel est l'équivalent du kbis en Belgique ?

Si votre factor ou votre assureur crédit vous demande des informations sur vos clients belges, vous pouvez fournir un justificatif contenant l'ensemble des indications de votre acheteur comme l'adresse du siège social, les titulaires, la liste des établissements ainsi que les types d'activités.

En effet, l’équivalent en Belgique du K-bis est un extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Ce document est accessible auprès des guichets des entreprises.

L'identifiant de la société est composé d'un nombre unique de 10 chiffres dont le premier correspond à 0 ou 1. Pour chaque établissement, l'identifiant est représenté par un numéro à 10 chiffres dont le premier est compris entre 2 et 8.

Extrait Kbis