Définition du KBIS

L'extrait Kbis est un document officiel qui permet d’attester l'existence d'une entreprise. Ce document est une pièce administrative qui contient toutes les informations de la société, son activité, ses organes, ses dirigeants, ses administrateurs, ses commissaires aux comptes et si une procédure collective est engagée à son encontre.

Lorsque vous créez votre structure, vous recevez un certificat de constitution KBIS. Celui-ci peut être électronique ou vous pouvez choisir d'en faire imprimer un document officiel que vous pourrez encadrer et accrocher dans vos locaux. Cela servira à montrer que votre compagnie est correctement et légalement constituée.

Ce certificat d'incorporation est un document juridique qui montre que vous avez formé et enregistré votre société anonyme auprès du registre du commerce. Ceci est conforme à la loi sur les sociétés. Il s'agit essentiellement de l'acte de naissance de votre entreprise.

Il indique le nom de votre société, son numéro d'enregistrement et la date à laquelle elle a été constituée. Il indique également le type de société que vous avez créée et l'endroit où se trouve votre siège social sur le territoire Français.

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel, votre Kbis est l'un des documents importants que vous devez emporter avec vous. Il montre que votre entreprise a été créée correctement. Il montre également qu'elle est une entité juridique à part entière et qu'elle est inscrite au registre public des sociétés.

Les banques doivent se conformer à des règles et règlements stricts. Celles-ci portent notamment sur le blanchiment d'argent. Cela signifie qu'elles doivent effectuer un certain nombre de contrôles avant de pouvoir ouvrir un nouveau compte bancaire de société. C'est pourquoi vous devrez vous munir d'une pièce d'identité. Vous aurez également besoin des documents relatifs à la création de votre entreprise. Outre votre certificat de constitution, ces documents comprennent votre acte constitutif et vos statuts (qui énumèrent les directeurs de votre société et leurs responsabilités) ainsi que les certificats d'actions qui ont été émis.

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

Chaque société commerciale doit fournir un extrait de K ou Kbis pour toute démarche administrative. Ce document vous permet de prouver que votre inscription au registre du commerce (RCS) est valable et de prouver votre identité légale. C’est la carte d’identité de la structure, elle représente l'état civil à jour de la société. Des extraits de K ou Kbis peuvent être obtenus gratuitement auprès de l'administrateur de la société ou payés par le tribunal de commerce. Les informations contenues dans les extraits K ou Kbis sont publics, donc n'importe qui peut en faire la demande.

Par ailleurs, pour obtenir des services auprès des établissements financier comme les banques, factors, assureur crédit, cautionneur vous devez fournir un Kbis parmi les documents exigés.

Il existe aussi d'autres situations où l’acte authentique est demandé. Vous devrez également fournir votre certificat de constitution dans les cas suivants :

pour répondre à un appel d'offres public ;
ouverture de compte bancaire ou pour débloquer des fonds ;
acquisition de matériels professionnels auprès de certains fournisseurs ;
l'achat ou la location de biens immobiliers au nom de votre société ;
demander des subventions, des licences et des permis d'exploitation ;
l'ouverture de comptes auprès de fournisseurs et de prestataires de services ;
rechercher des investissements auprès de tiers, par exemple en faisant venir de nouveaux actionnaires ;
la restructuration de la vente de votre entreprise ;
pour demander une aide financière à la création ou à la reprise d'une société avec Pôle Emploi.

En cas de fermeture de votre activité ou de radiation, il est nécessaire de présenter un Kbis pour justifier la radiation de l’entreprise.

Qui peut demander ce document ?

Tout le monde est en droit de demander un exemplaire d’extrait kbis même les personnes extérieures à l’activité. Cependant, seul les dirigeants peuvent obtenir gratuitement le KBIS de leurs entreprises sur le site www.monidenum.fr et ainsi avoir autant de copie que nécessaire pour leurs sociétés.

Comment obtenir un Kbis ?

Vous pouvez vous adresser au greffier du tribunal de commerce pour recevoir un extrait Kbis. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée. la demande est payante et facturée.

Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Bon à savoir : le site www.monidenum.fr offre à tous dirigeants d'entreprises immatriculées en France au Registre du Commerce et des Sociétés un accès en ligne gratuit et illimité à leur Kbis numérique. L’espace en ligne sécurisé permet d’obtenir l’extrait KBIS gratuitement. C’est le seul site officiel.

Pour cela, vous devez activer votre identité numérique. Chaque dirigeant de la société peut accéder au site en ligne dédié lié aux archives juridiques conservées par le greffier du tribunal de commerce. Après avoir soumis une copie de pièce d'identité, le dirigeant de l'entreprise obtiendra gratuitement son identité numérique personnelle, lui permettant de revendiquer automatiquement ses droits auprès de ses entreprises.

Les étapes à suivre pour demander votre KBIS :

Visiter le site www.monidenum.fr
Saisisez les renseignements relatives à votre identité
Transmettez une copie de votre pièce d’identité (votre carte nationale d'identité (CNI) ou votre passeport ou votre titre de séjour)
Définissez un mot de passe
Vous pouvez désormais récupérer gratuitement votre extrait Kbis : cliquer sur le bouton de téléchargement à côté de votre société.

Cependant, il n'est pas possible si vous n'êtes pas le dirigeant de demander l’extrait Kbis pour une autre société via le portail internet.

Quelle est la durée de validité de l'extrait KBIS ?

Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois. La date se trouve en haut du document.

Quelles sont les informations inscrites sur le Kbis ?

L'extrait Kbis comporte une série d'information sur l'entreprise :

Sur l'entête du document, on retrouve le nom et le lieu du Greffe du Tribunal de commerce où l'acte a été enregistrée par une personne morale ou physique ainsi que le Numéro de gestion et le code de vérification ainsi que le QRcode pour vérifier la validité de l'extrait.

Puis, l'identification de la société :

Identification de la personne morale :

Immatriculation au RCS, numéro (Les numéros d’identification de l’entreprise : SIREN et SIRET). Tout activité doit être sirenée par l'INSEE. Le numéro est unique et composée de 9 chiffres.
Date d’immatriculation
Transfert du
Dénomination ou raison sociale
Forme juridique : entreprise individuelle, EIRL, EURL, SARL, SA, SAS, SASU, SCOP, SCA, SCS et société en nom collectif (SNC).
Capital social : montant apportées par les associés
Adresse du siège : coordonnées de la structure.
Domiciliation en commun :
Nom ou dénomination du domiciliataire :
Immatriculation au RCS, numéro :
Durée de la personne morale : elle est determinée par les associés au début de l'activité et ne pas dépasser plus de 99 ans.
Date de clôture de l’exercice social :

Gestion, Direction, Administration, Contrôle, Associés ou membre :

Gérant : Nom, prénom, Date et lieu de naissance, Nationalité, Domicile personnel

Renseignements relatifs à l’activité et à l’établissement principal :

l’adresse du siège ou de l’établissement.
Nom commercial.
Enseigne (sigle) : il est constitué des premières lettres ou syllabes de mots de la dénomination sociale.
Activité(s) exercée(s).
Date de commencement d’activité.
Origine du fonds ou de l’activité.
Mode d’exploitation.
Observations et renseignements complémentaires.

Quel est l'équivalent du kbis en belgique ?

Si votre factor ou votre assureur crédit vous demande des informations sur vos clients belges, vous pouvez fournir un justificatif contenant l'ensemble des informations de votre acheteur comme l'adresse du siège social, les titulaires, la liste des établissements ainsi que les types d'activités.

En effet, l’équivalent en belgique du K-bis est un extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Ce document est accessible auprès des guichets des entreprises.

L'identifiant de la société est composé d'un numéro unique de 10 chiffres dont le premier correspond à 0 ou 1. Pour chaque établissement, l'identifiant est représenté par un numéro à 10 chiffres dont le premier est compris entre 2 et 8.

Extrait Kbis