Gestion des factures en affacturage

Les membres de l'équipe comptable téléchargent des factures sur leur compte. Ils saisissent quelques détails importants sur la facturation et la soumettent. Si nécessaire, leur responsable est invité à approuver la facture. La facture est envoyée au contrôleur financier pour être traitée. L'ensemble du processus est géré dans l'outil et le contrôleur financier dispose d'une visibilité totale sur chaque étape. Ils n'ont donc pas besoin de perdre du temps à regarder en arrière dans les chaînes de messagerie ou les messages instantanés, ou à vérifier les détails en personne.

Automatisation du processus de comptabilité fournisseur : plus vous pouvez automatiser des tâches financières fastidieuses telles que les comptes fournisseurs, plus votre équipe peut se concentrer sur des tâches plus importantes comme le contrat d'affacturage.

La fonctionnalité de gestion des factures garantit que :

• Toutes les informations pertinentes sont capturées.
• Si un champ obligatoire est laissé vide, la facture ne peut pas être soumise.
• Les factures sont immédiatement envoyées au responsable approprié pour approbation.
• Ici plus d'e-mails perdus ou pièces jointes manquantes.
• Les gestionnaires reçoivent des notifications instantanées lorsqu'une facture est soumise . Ils sont ensuite examinés et approuvés, où qu'ils se trouvent.
• L'équipe des finances a une visibilité totale sur le processus des comptes fournisseurs.
• Les contrôleurs financiers peuvent consulter la facture et la preuve d’approbation chaque fois qu’ils en ont besoin.

Le demandeur peut voir l'évolution de la facture et recevoir une notification dès que le paiement a été approuvé. Cela signifie qu’ils ne doivent pas déranger l’équipe des finances quand ils se demandent quand un paiement sera effectué ou qu’ils s’adressent à des fournisseurs.

En règle générale, l'équipe des finances doit payer les factures individuellement, ce qui est non seulement manuel et prend plus de temps, mais laisse également beaucoup de place à l'erreur.

Avec les logiciels de gestion pour l'affacturage, vous pouvez exporter toutes vos factures approuvées dans un fichier à télécharger dans votre banque et payer en bloc. Et bien sûr, le registre ne contient que des informations correctes pour les factures ayant terminé le flux de travail d'approbation complet. Il n'y a donc aucun risque que des factures non approuvées se faufilent ou que des erreurs de paiement soient commises.

Avec le système de gestion de factures, les responsables reçoivent une notification dès qu'un membre de leur équipe envoie une facture. Ils peuvent immédiatement voir la facturation dans son contexte complet, ainsi que toutes les notes que le demandeur souhaite inclure. Il n'y a pas de formulaires papier à collecter, pas de suppression accidentelle d’un courrier électronique, ni de messages mixtes. Comme nous l’avons vu, les plus grands gagnants de ce processus sont les équipes financières. Il existe non seulement une documentation claire de chaque demande et approbation, mais tout se trouve au même endroit - non pas éparpillé dans des courriels, des notes et des messages instantanés.

Les contrôleurs financiers peuvent trouver correctement toutes les demandes de factures et les approuver efficacement. Une fois approuvées, toutes les données nécessaires peuvent facilement être envoyées aux outils de comptabilité et les créances impayées peuvent être payées en bloc. C’est plus sûr, plus fluide et vous fait gagner un temps colossal.

Simplifiez le traitement de la facture : dans un monde où tout est automatisé et optimisé, la gestion des comptes fournisseurs ainsi que le suivi et le paiement des factures restent un fardeau énorme pour la plupart des entreprises.

L'objectif est de permettre une prise de décision plus rapide : il est plus facile de prendre des décisions plus rapidement, car vos factures entrent directement dans le processus d’approbation et les parties autorisées peuvent examiner les factures où que vous soyez, même sur des appareils mobiles. Gagnez en visibilité sur les flux d'argent : une vue précise et en temps réel de votre situation de trésorerie vous aide à prendre des décisions éclairées en matière de paiement et d'investissement.

Les audits deviennent un jeu d'enfant : la vérification des données et l'assurance qualité intégrées garantissent la conformité aux lois. Les archives numériques vous aident à prouver les paiements et la séparation des tâches. Vos fournisseurs apprécieront les règlements corrects et plus rapides.

Les volumes élevés de factures de plusieurs fournisseurs font des paiements de fournisseurs un défi pour les TPE et PME. Les créances en double, les cycles de paiement longs et le rapprochement manuel des factures sont la cause d'erreurs et augmentent les coûts. L’interface de gestion de l’affacturage optimise la gestion des fournisseurs et des factures.

Le Factor gère et suit les factures et les règlements, fournissant des informations en temps réel et améliorant la visibilité des paiements des créances :

• Valider automatiquement les factures avec les bons de commande et les notes sur les biens à recevoir.
• Soumettez les données validées pour approbation.
• Transférez rapidement les créances approuvées pour paiement ou traitement ultérieur.
• Passez facilement en revue les données incomparables pour une validation manuelle.
• Recevez des informations actualisées sur le statut des factures.
• Implémentez la sécurité et les autorisations.

Gagnez du temps, réduisez les efforts, améliorez la précision et contentez les fournisseurs :

Vérification croisée automatique: les factures sont automatiquement validées par rapport aux commandes d'achat et aux notes de réception des marchandises, ce qui élimine les retards et les erreurs humaines.

Processus d'approbation efficace : les workflows d'approbation des créances et les notifications des utilisateurs réduisent les suivis fastidieux.

Pas de données redondantes : en surveillant l’état de chaque facture, l’interface élimine les doubles emplois, réduit les erreurs de paiement et le temps passé à localiser les factures.

Amélioration des relations avec les fournisseurs : l’interface indique aux vendeurs le statut de chaque facture en temps réel, ce qui renforce les relations commerciales.

Le factor ne va pas prendre toutes les factures.

Dans les CGV du contrat d'affacturage, il est généralement précisé que la créance sera :

1. La résultante d’une vente ferme venant d’une livraison ou d’une prestation de service normalement réalisée, la Facture associée sera editée dans les 30 jours suivant la livraison ou la réalisation de la prestation. Le délai de paiement devra être inscrit (30,45,60 ou 90 jours).
2. Réalisée en euros ou dans une autre devise.
3. D’un montant généralement non inférieur à 1 000 € TTC et sans maximum. Certains factors acceptent de financer des montants plus faibles.
4. Non litigieuse, non susceptible d’imputations d’avoir, de ristournes ou de réductions de prix d’aucune sorte.

Dans le BTP, il est possible de financer les situations de travaux suivant l’avancement du chantier. Pour les franchises, les factures émises par un franchiseur sur un franchisé peuvent être financées s'il n'y a aucun lien capitalistique entre les deux entreprises.

L’affacturage s'adresse à tous les profils d’entreprise , quel que leurs secteurs d'activité et leurs tailles, travaillant en BtoB. La taille des factures a une incidence. Un fort volume aura une répercussion sur le taux de gestion, a contrario une concentration sur peu de clients favorisera.

• Être équipé d’un processus de facturation efficace et simple, facile à suivre. La veille sur les paiements est primordiale, elle détectera les retards de paiement pour une relance efficace.
• Opter pour la facture électronique, dématérialiser votre facturation, cela va fluidifier l’émission et la transmission énoncée visiblement les termes de paiement, cadrer vos conditions générales de ventes, prévoyez les remises, acomptes, pénalités.
• Sélectionnée en amont vos clients, car la méthode ne suffit pas, la qualité des acheteurs est primordiale en affacturage, pour cela de nombreuses solutions existent, renseignement, cabinet de recouvrement, assureur-crédit.

Rappelons au préalable que lors de l’opération de financement, l'établissement de crédit se rémunère avec des commissions d’affacturage complété d’une retenue de garantie généralement appliquée entre 5 à 20%.

Les opérations afférentes au factoring peuvent être traitées simplement. Pour effectuer le recouvrement de ses créances, une structure commerciale peut utiliser ce système de financement.

Une fois mis en place, le contrat définit les conditions d’application de l’opération, les paramètres et les clauses.

Le déroulé des opérations est le suivant :

La structure X va facturer son client puis céder sa créance au Factor. Celui-ci transmet à l’entreprise un “Avis d’achat”. La société X se voit régler par l'affactureur sa créance, déduction faite de sa commission de factoring, et éventuellement de sa retenue de garantie.

Une fois la créance recouvrée par le Factor, celui-ci rembourse la retenue de garantie à la structure X.

Comptabilisation de la cession des factures à la société d’affacturage

Dès que vous recevez l'avis d’achat, vous devez effectuer les opérations suivantes :

• Créditer le compte 411 « clients » ou auxiliaire acheteur concerné,
• Débiter les comptes suivants :
  1. 6225 « rémunérations d’affacturage » sur le montant des commissions hors taxes,
  2. 44566 « TVA déductible » sur le montant de la TVA sur les commissions du Factor,
  3. 467 « affactureur » ou le sous-compte prévu à cet effet sur le montant que l'établissement financer doit régler à l’entreprise,
  4. Autre « retenue de garantie sur opération de factoring » pour le montant de la garantie.

La démarche de comptabilisation du paiement du factor est la suivante :

L’entreprise factorée réceptionne le règlement de l'affactureur (équivalant à la créance cédée les commissions d’affacturage et la retenue de garantie en moins !), l’écriture sera spécifique :

• Crédit du Compte 467 « factor » ou celui prévu à cet effet,
• Débit du Compte 512 « banque » en contrepartie.

Si la société d’affacturage récupère la facture qu’il a reprise, il ristourne à la structure l’éventuelle retenue de garantie.

On comptabilisera l’écriture suivante :

• Crédit du Compte 467 « retenue de garantie sur opération de factoring » pour le montant remboursé,
• Débit du Compte 512 « banque » en contrepartie.

Le financement des petites factures par le biais de l'affacturage représente une stratégie judicieuse qui nécessite une approche tactique pour maximiser ses avantages. Pour tirer pleinement parti de l'affacturage, il est essentiel de regrouper une quantité significative de factures, surtout lorsque le nombre de clients est limité.

Les créances, en tant qu'éléments juridiquement précieux, matérialisent les transactions financières, servent de justificatifs comptables et soutiennent l'exercice des droits sur la TVA. Il est possible de regrouper des factures émises à plusieurs clients, organisant ces regroupements sur une base mensuelle, quinzaine ou hebdomadaire.

Cette consolidation, présentée sous la forme d'une lettre ou d'un bordereau avec le récapitulatif de chaque facture, augmente considérablement le montant global du paiement, facilitant ainsi le travail du factor.

En regroupant 10 ou 20 facturations, la taille moyenne des factures est multipliée par 10 ou 20, rendant le dossier factorable, même s'il ne l'était pas initialement. Grâce à la numérisation de l'économie, les petites entreprises peuvent désormais accéder plus facilement à l'affacturage, bénéficiant d'outils informatiques pour gérer les risques de manière plus rapide.

Bien que considéré comme complexe et coûteux, l'affacturage était autrefois peu utilisé par les TPE, mais sa popularité croissante s'explique par son rôle en tant que moyen sain de maintenir un flux de trésorerie robuste. Il est toutefois conseillé de l'utiliser de manière judicieuse, intégré dans une stratégie globale de prévisions et de planification de trésorerie.

Bien qu'il puisse servir de complément pendant les périodes de faible fonds de roulement, le financement sur facture reste une solution rentable pour honorer les dépenses, les salaires, les fournisseurs et même les loyers immobiliers au détail.

Les délais de règlement des factures entre professionnels sont régis par la loi, avec un délai de 30 jours suivant la réception des marchandises ou l'exécution des services, pouvant être convenus jusqu'à 60 jours à compter de la date de facturation, ou 45 jours fin de mois, selon les accords entre les parties.

La question de refuser l'affacturage se pose rarement du côté du client, car les délais de paiement négociés restent inchangés, et les relances effectuées par le factor suivent le même calendrier que celles que l'entreprise aurait entreprises.

Certains craignent cependant que leurs clients réagissent négativement à l'implémentation de l'affacturage, mais la loi française protège les entreprises qui recourent à cette méthode en invalidant toute clause contractuelle visant à restreindre ou interdire la cession de factures à un tiers.

Ainsi, même si un client est réticent, l'entreprise reste libre de l'inclure ou non dans le processus d'affacturage. Il est important de noter que les lois varient en Europe, avec des pays comme le Royaume-Uni étant moins flexibles sur de telles clauses.

Par ailleurs et à contrario, il est à noter que le factor peut refuser une créance jugée douteuse, obligeant alors l'adhérent à entreprendre les démarches nécessaires en cas d'impayé.

Il est important de noter qu'il existe des grandes entreprises qui peuvent être réticentes à l'affacturage à la facture. Cette réticence peut découler de la nécessité de modifier en permanence la destination comptable, une procédure qui ne peut pas être gérée de manière aléatoire.

Certains grands clients peuvent percevoir cette exigence de changement fréquent de destination comptable comme une complexité administrative supplémentaire.

Cela peut être particulièrement vrai dans le cas de l'affacturage notifié, où les clients de l'entreprise sont informés du financement par le biais d'un nouveau compte bancaire (celui du factor) et de la mention de subrogation sur les factures.