Toutes les réponses sur la gestion de vos factures avec l'affacturage

Découvrez les informations pratiques pour gérer vos factures dans un contrat d'affacturage.

Comment bien gérer ses factures

Les comptes fournisseurs n'offrent jamais une gestion simple. Il y a de nombreuses étapes manuelles dans le processus et trop de personnes doivent être impliquées. Étant donné que l’entreprise moyenne paie plus de 100 factures chaque mois, cela peut rapidement devenir un problème coûteux en temps et en argent.

C'est pourquoi un outil de gestion des factures est indispensable, il vous permet de suivre, d'approuver et de payer des factures.


Pour prétendre à l’affacturage et à sa gestion, vous devrez vous prévaloir d'un chiffre d'affaires de plus de 200.000 d'euros (en classique) et d'une bonne santé financière, d'une organisation comptable impeccable et d'un portefeuille de clients stable. Rappelons que, quel que soit votre profil de contrat, le factor ne vous remplace pas dans la gestion, et le suivi de vos créances clients.

Avec un logiciel de gestion des factures, vous pouvez dire adieu aux processus manuels et profiter des comptes fournisseurs rationalisés et efficaces. Non seulement cela fait gagner du temps à tout le monde, cela réduit également le risque de mauvaise communication et d’erreur humaine, ce qui permet à vos équipes de travailler sur ce qui est important.

Comment ça fonctionne ?

Les membres de l'équipe comptable téléchargent des factures sur leur compte. Ils saisissent quelques détails importants sur la facture et la soumettent. Si nécessaire, leur responsable est invité à approuver la facture. La facture est envoyée au contrôleur financier pour être traitée. L'ensemble du processus est géré dans l'outil et le contrôleur financier dispose d'une visibilité totale sur chaque étape. Ils n'ont donc pas besoin de perdre du temps à regarder en arrière dans les chaînes de messagerie ou les messages instantanés, ou à vérifier les détails en personne.

Automatisation du processus de comptabilité fournisseurs : plus vous pouvez automatiser des tâches financières fastidieuses telles que les comptes fournisseurs, plus votre équipe peut se concentrer sur des tâches plus importantes comme le contrat d'affacturage.

La fonctionnalité de gestion des factures garantit que :

  • Toutes les informations pertinentes sont capturées.
  • Si un champ obligatoire est laissé vide, la facture ne peut pas être soumise.
  • Les factures sont immédiatement envoyées au responsable approprié pour approbation.
  • Ici plus d'e-mails perdus ou pièces jointes manquantes.
  • Les gestionnaires reçoivent des notifications instantanées lorsqu'une facture est soumise . Ils sont ensuite examinés et approuvés, où qu'ils se trouvent.
  • L'équipe des finances a une visibilité totale sur le processus des comptes fournisseurs.
  • Les contrôleurs financiers peuvent consulter la facture et la preuve d’approbation chaque fois qu’ils en ont besoin.

Le demandeur peut voir l'évolution de la facture et recevoir une notification dès que le paiement a été approuvé. Cela signifie qu’ils ne doivent pas déranger l’équipe des finances quand ils se demandent quand un paiement sera effectué ou qu’ils s’adressent à des fournisseurs.

Comment payer les factures avec l'affacturage ?

En règle générale, l'équipe des finances doit payer les factures individuellement, ce qui est non seulement manuel et prend beaucoup de temps, mais laisse également beaucoup de place à l'erreur.

Avec les logiciels de gestion pour l'affacturage, vous pouvez exporter toutes vos factures approuvées dans un fichier à télécharger dans votre banque et payer en bloc. Et bien sûr, le fichier ne contient que des informations correctes pour les factures ayant terminé le flux de travail d'approbation complet. Il n'y a donc aucun risque que des factures non approuvées se faufilent ou que des erreurs de paiement soient commises.

Avec le système de gestion de factures, les responsables reçoivent une notification dès qu'un membre de leur équipe envoie une facture. Ils peuvent immédiatement voir la facture dans son contexte complet, ainsi que toutes les notes que le demandeur souhaite inclure. Il n'y a pas de formulaires papier à collecter, pas de suppression accidentelle d’un courrier électronique, ni de messages mixtes. Comme nous l’avons vu, les plus grands gagnants de ce processus sont les équipes financières. Il existe non seulement une documentation claire de chaque demande et approbation, mais tout se trouve au même endroit - non pas éparpillé dans des courriels, des notes et des messages instantanés.

Les contrôleurs financiers peuvent trouver correctement toutes les demandes de factures et les approuver efficacement. Une fois approuvées, toutes les données nécessaires peuvent facilement être envoyées aux outils de comptabilité et les créances impayées peuvent être payées en bloc. C’est plus sûr, plus fluide et vous fait gagner un temps colossal.

Simplifiez le traitement de la facture : dans un monde où tout est automatisé et optimisé, la gestion des comptes fournisseurs ainsi que le suivi et le paiement des factures restent un fardeau énorme pour la plupart des entreprises.

L'objectif est de permettre une prise de décision plus rapide : il est plus facile de prendre des décisions plus rapidement, car vos factures entrent directement dans le processus d’approbation et les parties autorisées peuvent examiner les factures où que vous soyez, même sur des appareils mobiles. Gagnez en visibilité sur les flux de trésorerie : une vue précise et en temps réel de votre situation de trésorerie vous aide à prendre des décisions éclairées en matière de paiement et d'investissement.

Les audits deviennent un jeu d'enfant : la vérification des données et l'assurance qualité intégrées garantissent la conformité aux lois. Les archives numériques vous aident à prouver les paiements et la séparation des tâches. Vos fournisseurs apprécieront les paiements corrects et plus rapides.

Les volumes élevés de factures de plusieurs fournisseurs font des paiements de fournisseurs un défi pour les TPE et PME. Les créances en double, les cycles de paiement longs et le rapprochement manuel des factures sont la cause d'erreurs et augmentent les coûts. L’interface de gestion de l’affacturage optimise la gestion des fournisseurs et des factures.

Le Factor gère et suit les factures et les paiements, fournissant des informations en temps réel et améliorant la visibilité des paiements des créances :

  • Valider automatiquement les factures avec les bons de commande et les notes sur les biens à recevoir.
  • Soumettez les données validées pour approbation.
  • Transférez rapidement les créances approuvées pour paiement ou traitement ultérieur.
  • Passez facilement en revue les données incomparables pour une validation manuelle.
  • Recevez des informations actualisées sur le statut des factures.
  • Implémentez la sécurité et les autorisations.

Gagnez du temps, réduisez les efforts, améliorez la précision et contentez les fournisseurs :

Vérification croisée automatique: les factures sont automatiquement validées par rapport aux commandes d'achat et aux notes de réception des marchandises, ce qui élimine les retards et les erreurs humaines.

Processus d'approbation efficace : les workflows d'approbation des créances et les notifications des utilisateurs réduisent les suivis fastidieux.

Pas de données redondantes : en surveillant l’état de chaque facture, l’interface élimine les doubles emplois, réduit les erreurs de paiement et le temps passé à localiser les factures.

Amélioration des relations avec les fournisseurs : l’interface indique aux fournisseurs le statut de chaque facture en temps réel, ce qui renforce les relations commerciales.

Quelles sont les factures éligibles à l'affacturage ?

Le factor ne va pas prendre toutes les factures.

Dans les CGV du contrat d'affacturage, il est généralement précisé que la créance sera :

  1. La résultante d’une vente ferme venant d’une livraison ou d’une prestation de service normalement réalisée, la Facture associée sera réalisée dans les 30 jours suivant la livraison ou la réalisation de la prestation. Le délai de paiement devra être inscrit (30,45,60 ou 90 jours).
  2. Réalisée en euros ou dans une autre devise.
  3. D’un montant généralement non inférieur à 1 000 € TTC et sans maximum. Certains factors acceptent de financer des montants plus faibles.
  4. Non litigieuse, non susceptible d’imputations d’avoir, de ristournes ou de réductions de prix d’aucune sorte.
  5. Dans le BTP, il est possible de financer les situations de travaux suivant l’avancement du chantier. Pour les franchises, les factures émises par un franchiseur sur un franchisé peuvent être financées s'il n'y a aucun lien capitalistique entre les deux entreprises.

Comment traiter les factures en fonction de leurs tailles ?

L’affacturage s'adresse à tous les profils d’entreprise , quel que leurs secteurs d'activité et leurs tailles, travaillant en BtoB. La taille des factures a une incidence. Un fort volume aura une incidence sur le taux de gestion, a contrario une concentration sur peu de clients favorisera.

Les règles à respecter en matière de facturation avec l'affacturage ?

  • Être équipé d’un processus de facturation efficace et simple, facile à suivre. La veille sur les paiements est primordiale, elle détectera les retards de paiement pour une relance efficace.
  • Opter pour la facture électronique, dématérialiser votre facturation, cela va fluidifier l’émission et la transmission énoncée visiblement les termes de paiement, cadrer vos conditions générales de ventes, prévoyez les remises, acomptes, pénalités.
  • Sélectionnée en amont vos clients, car la méthode ne suffit pas, la qualité des clients est primordiale en affacturage, pour cela de nombreuses solutions existent, renseignement, cabinet de recouvrement, assureur-crédit.

Comment comptabiliser des opérations d'affacturage ?

Rappelons au préalable que lors de l’opération de financement, l'établissement de crédit se rémunère avec des commissions d’affacturage complété d’une retenue de garantie généralement appliquée entre 5 à 20%.

Les opérations afférents au factoring peuvent être traitées simplement. Pour effectuer le recouvrement de ses créances, une structure commerciale peut utiliser ce système de financement.

Une fois mis en place, le contrat définit les conditions d’application de l’opération, les paramètres et les clauses.

Le déroulé des opérations est le suivant :

La structure X va facturer son client puis céder sa créance au Factor. Celui-ci transmet à l’entreprise un “Avis d’achat”. La société X se voit règlé par l'affactureur sa créance, déduction faite de sa commission de factoring, et éventuellement de sa retenue de garantie.

Une fois la créance recouvrée par le Factor, celui-ci rembourse la retenue de garantie à la structure X.

Comptabilisation de la cession des factures à la société d’affacturage

Dès que vous recevez l'avis d’achat, vous devez effectuer les opérations suivantes :

  • Créditér le compte 411 « clients » ou auxiliaire acheteur concerné,
  • Débiter les comptes suivants :
    1. 6225 « rémunérations d’affacturage » sur le montant des commissions hors taxes,
    2. 44566 « TVA déductible » sur le montant de la TVA sur les commissions du Factor,
    3. 467 « affactureur » ou le sous-compte prévu à cet effet sur le montant que l'établissement financer doit régler à l’entreprise,
    4. Autre « retenue de garantie sur opération de factoring » pour le montant de la garantie.

La démarche de comptabilisation du paiement du factor est la suivante :

L’entreprise factoré réceptionne le règlement de l'affactureur (équivalant à la créance cédée les commissions d’affacturage et la retenue de garantie en moins !), l’écriture sera spécifique :

  • Crédit du Compte 467 « factor » ou celui prévu à cet effet,
  • Débit du Compte 512 « banque » en contrepartie.

Si la société d’affacturage récupère la facture qu’il a reprise, il ristourne à la structure l’éventuelle retenue de garantie.

On comptabilisera l’écriture suivante :

  • Crédit du Compte 467 « retenue de garantie sur opération de factoring » pour le montant remboursé,
  • Débit du Compte 512 « banque » en contrepartie.
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