Gestion de factures

Le logiciel de factures s’avère essentiel pour gérer intégralement le processus de facturation : depuis la gestion des devis en passant par le bon de livraison, la créance, et enfin le paiement.

Il doit posséder une multitude de fonctionnalités pour couvrir l'ensemble des besoins des structures :

• Réalisation des estimations et vérification de leur acceptation par les clients,
• Établissement des créances et vérification de leur recouvrement,
• Gestion des impayés et génération des relances,
• Reporting : tableaux de bord de suivi de l’évolution des documents de comptabilité.

Le software doit pouvoir :

• Centraliser toutes les informations dans une seule et unique base de données,
• Garantir le respect de toutes les règles de facturation (numérotation, mentions obligatoires, logo, date et délai de paiement, etc.),
• Faire gagner du temps en réduisant le nombre de taches et en automatisant le maximum d'opérations.
• Réduire tout risque d’erreur : destinataire, montant, calcul du taux de TVA, adresse,

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des factures rapidement opérationnelle pour les TPE et PME ?

La gestion de créances, les devis, le contrôle des règlements sont des fonctions stratégiques de l’entreprise. Ces taches sont souvent chronophages et répétitives, une simplification de ces actions est donc primordiale pour libérer du temps et pour préserver la bonne marche de la structure. Les factures clients ne peuvent contenir ni des fautes de saisie, ni des inexactitudes. Les documents demandent du rangement et de la préservation.

Ces dossiers doivent être disponibles à tout moment aux collaborateurs concernés : commerciaux, comptables, administration des ventes.

La Gestion de factures online vous propose des extraits de vos affaires sur des périodes choisies et vous informe sur des opérations choisies de manière instantanée :

• Suivi du statut des factures
• Surveillance de l’activité CA
• Répartition du CA par client
• Calcul de TVA sur la période concernée

Elle doit aussi pouvoir envoyer des notifications sur des éléments comme les devis, les justificatifs et les paiements :

• Estimations et copies reçus
• Créances récurrentes générées
• Quittance réglée
• Transactions et soldes bancaires

Avec un outil en ligne de gestion de facturations, vous pouvez réaliser vos devis et factures en un temps éclair. Ce service online vous offre la possibilité de travailler directement sur le document final et de communiquer une image professionnelle de votre société grâce à des dossiers personnalisés.

Avec un logiciel de facturation accessible sur internet, vous sécurisez l’édition de vos pièces administratives. L’entreprise va fiabiliser le processus, mais également alléger les services commerciaux et comptables d’un travail fastidieux et méticuleux. La Gestion dans le cloud de vos pièces permet non seulement de suivre vos règlements, mais aussi de pousser la productivité de vos équipes.

Les avantages d'une gestion de factures efficace

Une gestion efficace des factures n'est pas seulement une nécessité administrative, mais un levier stratégique qui peut avoir des répercussions positives sur l'ensemble de l'entreprise. Découvrez pourquoi ?

1. L'amélioration de la trésorerie

Une gestion efficace des facturations permet d'accélérer les rentrées d'argent dans l'entreprise. En envoyant les factures en temps voulu, en s'assurant qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires, et en suivant activement les créances impayées, la société peut réduire considérablement les retards de paiement. Une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie prévus permet également à l'entreprise de mieux planifier ses dépenses, d'éviter les découverts bancaires inutiles et de réaliser des investissements judicieux.

2. L'optimisation des relations fournisseurs et clients

La régularité et la précision dans la facturation renforcent la confiance entre l'entreprise et ses partenaires commerciaux. Pour les clients, recevoir des factures claires, précises et ponctuelles simplifie la procédure de paiement et minimise les risques de litiges. D'autre part, en payant rapidement et régulièrement ses fournisseurs grâce à une bonne gestion des factures entrantes, l'établissement peut négocier de meilleures conditions commerciales, telles que des remises ou des délais de paiement plus avantageux.

3. La réduction des erreurs et fraudes

Une bonne gestion des factures limite les erreurs courantes telles que la double facturation ou d'articles non livrés ou la saisie incorrecte des montants. Ces erreurs peuvent coûter cher, tant en termes de ressources pour les corriger qu'en termes de réputation. De plus, avec des systèmes de facturation adéquats, les entreprises peuvent mieux détecter les tentatives de fraude, telles que les factures falsifiées ou les paiements déviés. Cela protège non seulement les finances de l'activité, mais renforce également sa crédibilité auprès de ses partenaires.

4. Les gains d'efficacité opérationnelle

L'automatisation et la centralisation de la gestion des factures peuvent libérer du temps et des ressources précieuses. Au lieu de consacrer des heures à la saisie manuelle, au suivi et à la résolution des problèmes de facturation, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, des processus de facturation efficaces peuvent réduire le besoin d'un grand nombre de rappels et de relances, rendant les départements comptables et de recouvrement plus productifs. Enfin, en utilisant des outils de facturation modernes, la société peut accéder à des analyses et des rapports détaillés, lui permettant d'affiner continuellement ses processus et d'améliorer sa performance financière.